Organizacja pracy

Niszczarka dokumentów dla kancelarii

Niszczarka dokumentów dla kancelarii

Niszczarka w kancelarii, jak wybrać i dlaczego Rexel Auto+ 60X.

Mój drugi wpis sprzętowy, bo kiedyś pisałam już o aparacie telefonicznym. Mam nadzieję, że będzie przydatny. Daj znać, proszę.

To jest temat dla Ciebie, jeśli w Twojej kancelarii zalegają stosy dokumentów do zniszczenia, a odgłosy wydawane przez niszczarkę stawiają na baczność Twój zespół i załogę z sąsiedniego biura.

Niszczarki wybrałam jako temat do wpisu, bo akurat w tej sprawie popełniałam błędy dość konsekwentnie. Wydawało mi się, że to nie jest istotne urządzenie, nie zarabia dla nas, szkoda kasy. Kupowałam zbyt tanie, często psujące się i wymagające obsługi urządzenia. Ten ostatni czynnik jest najważniejszy – nie brałam pod uwagę, że najdroższy element procesu to nie sprzęt, ale czas poświęcony na jego obsługę.

Tłumaczy mnie może to, jeszcze parę lat temu nie było takiej oferty w moim zasięgu cenowym. No tak sobie mówię. Problem udało się mi rozwiązać definitywnie dopiero jakieś dwa, trzy lata temu.

Rozwiązanie tego problemu to Rexel Auto+ 60x lub wyższe modele. Wyższe, czyli z większą liczbą w nazwie. Numerek w nazwie określa ile standardowych kartek papieru można jednorazowo włożyć do podajnika niszczarki. Dalej niszczenie następuje automatycznie.

Warto też zwrócić uwagę na symbol. X to niszczarki o wystarczająco dobrym stopniu bezpieczeństwa P-3 lub P-4, oznaczenie M to P-5 czyli bardzo wysoka klasa bezpieczeństwa wg normy DIN 66399.

P-3 to klasa dla dokumentów poufnych i danych osobowych, będzie więc wystarczająco dobra dla większości kancelarii.

Zalety automatycznych niszczarek Rexel

  • Prawie całkowita eliminacja czasu pracy poświęcanego na niszczenie dokumentów, dzięki ładowaniu ich do podajnika niszczarki (ilość kartek, którą możemy załadować jednorazowo jest podana w nazwie modelu, Rexel Auto+ 60X niszczy jednorazowo 60 kartek, wyższe modele jeszcze więcej.)
  • Niszczenie zszywek i spinaczy.
  • Stosunkowo cicha praca, znacznie cichsza niż w przypadku modeli z podajnikiem ręcznym.
  • Duża trwałość. U mnie ten model pracuje bezawaryjnie już ponad dwa lata. Jest to związane z tym, że niszczarka ma automatyczne zabezpieczenie przez przegrzaniem – po prostu zatrzymuje się i wznawia pracę po ostygnięciu. Nie ma zatem problemu z awarią na skutek przegrzania.
  • Bezpieczna praca – do podajnika nie zamkniemy ani długich włosów, ani krawata.
  • Wystarczająca dla niższych modeli i bardzo dobra w wyższych klasa bezpieczeństwa (od P-3 wg DIN 66399 w modelu 60X do P-5 w modelu 130M).
  • Bardzo dobry stosunek jakości do ceny. Rozwiązanie z automatycznym podajnikiem u konkurencji pojawia się w niszczarkach kosztujących powyżej 1100-1200 zł, Rexel oferuję tę funkcję już za około 670 zł.

Czy są jakieś wady tego sprzętu? Tak, tańsze modele dość wolno pracują. Nie jest to jednak duża wada, biorąc pod uwagę, że proces odbywa się automatycznie i po cichu.

W najtańszym modelu automatycznym kosz na ścinki (15l) jest zbyt mały. Wymaga częstego opróżniania, co znów zajmuje czas. Dlatego jeśli możesz sobie pozwolić, kup od razu model 90X lub wyższy. Ja mam Rexel Auto+130X i nie żałuję ani jednej wydanej na niego złotówki. Ale początkowo używałam też ten 60X i również jest ok, polecam.

Tyle kasy na niszczarkę, chyba zwariowałaś!

Ale Kasia, powiesz, tyle pieniędzy na niszczarkę? Tak, jeśli masz choć dwuosobowy zespół i sporo drukujecie, zdecydowanie namawiam.

Zakup tańszego modelu ma sens tylko, jeśli pracujesz jednoosobowo, niewiele drukujesz, a zatem też niewiele niszczysz. Jeśli zatrudniasz 1 osobę, co najmniej to rozważ. Na tańszy model wydasz połowę tej ceny, a nie będziesz zadowolona/y. Przy 2-3 osobach, nie zastanawiaj się, tylko kup niszczarkę automatyczną.

Tańsze modele warczą jak szatan, więc nie opłaca się stawiać na nogi całego zespołu, żeby zniszczyć jedną kartkę. I kartka ląduje na kupce. Ta kupka rośnie. Jak ktoś się w końcu zlituje, i za to weźmie, zwykle przegrzewa niszczarkę. Bo te modele są przeznaczone do użytku osobistego i właśnie niszczenia po parę kartek, a nie pracy ciągłej. Przegrzanie niszczarki to i tak lepsza opcja, niż wyrzucenie korespondencji z danymi na śmietnik. A nikt nie lubi ręcznego niszczenia, bo to mało przyjemna operacja, więc ryzko jest. No nie opłaca się, uwierz mi.

Zdjęcie główne wpisu dzięki stux na Pixabay

Szyfrowanie wiadomości e-mail w kancelarii prawnej

Szyfrowanie wiadomości e-mail w kancelarii prawnej

Zanim zaczniesz szyfrować swoje wiadomości e-mail, albo załączniki do nich, wyobraź sobie swojego klienta, który próbuje za kilka miesięcy otworzyć zaszyfrowany przez Ciebie plik. Pamięta hasło?

No właśnie.

Problem związany z szyfrowaniem wiadomości nie dotyczy tak naprawdę samego szyfrowania, a zapewnienia dostępności zaszyfrowanych danych. W rozwiązaniach bezpłatnych dotyczy to haseł, w rozwiązaniach komercyjnych dostępności samej usługi.

I to w pierwszej kolejności trzeba rozważyć.

W tym artykule opiszę znane mi metody zabezpieczania korespondencji w kancelarii, w tym szyfrowania załączników i całych e-maili. Warto je znać, każda ma swoje wady i zalety. Można dopasować rozwiązanie do swojej sytuacji i swoich potrzeb.

Spis treści artykułu (kliknięcie w spis przeniesie Cię do wybranego zagadnienia):

Zanim przejdę dalej, stawiam pytanie:

Czy w ogóle prawnicy powinni szyfrować wiadomości e-mail?

Na pewno. Z drugiej strony, czy słyszeliście o jakimś spektakularnym wycieku danych z maili? Słychać czasem o wycieku, ale samych baz adresów e-mail i ewentualnie haseł z nimi powiązanych. O przejęciu danych z samej korespondencji ja jeszcze nie słyszałam (poza jednym przypadkiem dotyczącym kancelarii w Panamie). Słyszałam za to o włamaniach na konta mailowe.

Zanim więc pomyślisz o szyfrowaniu e-maili, zadbaj o bardziej podstawowe aspekty ochrony danych z e-maili. A potem wdrażaj szyfrowanie.

(więcej…)
Split payment w kancelarii prawnej – jak się przygotować

Split payment w kancelarii prawnej – jak się przygotować

Dziś zobaczyłam na facebooku pierwsze doniesienia od prawników o otrzymanych płatnościach split payment. Muszę przyznać, że to szybciej niż się spodziewałam. Zatem, jak się przygotować do split payment w kancelarii? Jest kilka kwestii, które trzeba przemyśleć.

Kogo dotyczy split payment?

Wszystkich, którzy wystawiają faktury dla podmiotów gospodarczych. Obojętnie, czy jest to klient, sąd czy kancelaria, dla której świadczymy usługi. Problem nie dotyczy tylko tych kancelarii, które świadczą wyłącznie i bezpośrednio usługi dla osób fizycznych. Kowalski za rozwód nie zapłaci płatnością podzieloną, to pewne.

(więcej…)
Jak samodzielnie zrobić stronę internetową dla kancelarii?

Jak samodzielnie zrobić stronę internetową dla kancelarii?

Czy można samodzielnie zrobić stronę internetową dla kancelarii? Bez umiejętności programowania? Ucząc się wszystkiego od podstaw?

Można. Naszą aktualną, firmową stronę internetową, a także mojego bloga i aktualizację bloga Tajemnica Przedsiębiorstwa zrobiłam sama. A jeszcze niedawno nie miałam o tym zielonego pojęcia.

(więcej…)
Kartki świąteczne dla firmy

Kartki świąteczne dla firmy

Kartki świąteczne dla firmy

Święta i koniec roku tuż, tuż, u nas za oknem biało, więc i atmosfera zimowa. Jestem bardzo ciekawa, czy przygotowujecie jakieś świąteczne prezenty dla klientów? Wysyłacie kartki? Chętnie poznam Wasze zdanie i zwyczaje w tej sprawie, mam nadzieję na jakąś dyskusję w komentarzach?

Ja w tym roku zdecydowałam się ponownie na kalendarz trójdzielny i kartki świąteczne. Nie bardzo mam pomysł na coś innego, co można by wysłać pocztą.

Zdecydowanie chciałabym w przyszłości poszerzyć repertuar i liczę na Wasze podpowiedzi.

Za chwilę napiszę coś więcej o moich sposobach na kartki, najpierw jednak krótka refleksja.

Kartka czy e-mail z życzeniami?

Wysyłanie kartek świątecznych to miły zwyczaj i wśród firm trzyma się mocno. Za to w życiu prywatnym chyba zanika, czy też to zauważyliście?

Prywatnie dostaję niewiele kartek. Natomiast w kancelarii dostajemy co roku dużo pięknych, spersonalizowanych kartek. Większość zawiera tradycyjne życzenia świąteczne, część tylko noworoczne, a od największych firm coraz częściej dostajemy politycznie poprawne „season’s greetings”. Ja nadal życzę Wesołych Świąt Bożego Narodzenia, wydaje mi się, że w naszym kraju to powszechnie obchodzone święta. A Ty jakie życzenia składasz?

Niezależnie od treści, cieszą mnie otrzymywane kartki. Natomiast zdecydowanie nie cieszą mnie masowo wysyłane maile i sms-y. Wręcz przeciwnie, ten świąteczny spam utrudnia mi pracę. Podjęłam decyzję, by nie uczestniczyć w tym szaleństwie.

Jeżeli składam życzenia elektronicznie, nie wysyłam zbiorczych wiadomości do wszystkich. Piszę indywidualny mail z osobistymi życzeniami dla konkretnej osoby.

Ale wracając do kartek świątecznych:

4 sposoby na spersonalizowane kartki dla kancelarii

Najłatwiej oczywiście zamówić kartki z logo w jednej z wielu firm, które się tym zajmują. Można wybrać gotowy wzór i uzupełnić go tylko o wybrane życzenia i logo. To bardzo popularny sposób. Coraz więcej firm ma też w ofercie kartki w ciekawej formie, np. ażurowych bombek do powieszenia na firmowej choince, wycinanek. Wady tego rozwiązania to powtarzalność projektów (na swojej półce z kartkami mam zawsze co najmniej jeden powtarzający się wzór) i dość wysoka cena. Niektóre firmy mają też wymagania co do minimalnego nakładu. Nie wiem ile kosztują takie kartki, bo nigdy ich nie zamawiałam. Zniechęcały mnie ceny. Jeśli znacie obecne ceny takich kartek, zapraszam do podzielenia się w komentarzu.  (więcej…)

3 powody, żeby założyć sobie osobną skrzynkę e-mail na faktury

3 powody, żeby założyć sobie osobną skrzynkę e-mail na faktury

3 powody, żeby założyć sobie osobną skrzynkę e-mail na faktury

Chętnie korzystam z możliwości otrzymywania faktur mailem? A Ty? To wygodne rozwiązanie.

Warto założyć w tym celu odrębną skrzynkę e-mail i poprosić kontrahentów o wysyłanie maili z fakturą tylko na tę skrzynkę. Warto też przemyśleć sprawę adresu tej skrzynki. Dlaczego? (więcej…)