Organizacja pracy

Poczta w kancelarii prawnej

Poczta w kancelarii prawnej

utworzone przez | lis 14, 2017 | Dla początkujących, Organizacja pracy

Pocztę w kancelarii prawnej odbieramy i wysyłamy wszyscy, choć pewnie większość nie samodzielnie. Dzisiaj będzie o sprawnej obsłudze poczty wychodzącej.

To jest artykuł dla Ciebie, jeśli osobiście wysyłasz pocztę w kancelarii lub chcesz usprawnić pracę swojego sekretariatu. Jeśli Cię to nie dotyczy, pokaż proszę ten artykuł odpowiedzialnej za to osobie:-)

Na początku pracy z pocztą, każdy pewnie zaczyna od ręcznego adresowania kopert i wypisywania małych kwitków potwierdzenia nadania. Następne etapy są już różne, ciągle spotykam na poczcie osoby ze sporą ilością ręcznie adresowanych listów i papierową książką nadawczą, a nawet plikiem małych druczków. A można sprawniej.

Polecam Wam korzystanie z Elektronicznego Nadawcy.  Wymaga to podpisania umowy z pocztą, ale to jest proste i dostępne dla każdej kancelarii. Ja swoją umowę podpisywałam wiele lat temu z przedstawicielem handlowym Poczty, który przyjechał do kancelarii.

Umowa nie nakłada żadnych zbędnych obowiązków, nie ma minimalnych ilości wysyłanej korespondencji czy stałych opłat. Wysyłasz tyle ile potrzebujesz. Płacisz tylko za to, co wysłałeś, po standardowych cenach. Można też płacić nieco mniej, ale to wymaga już większego poziomu obrotów. (więcej…)

Czy spółka komandytowa to dobry pomysł?

Czy spółka komandytowa to dobry pomysł?

utworzone przez | lip 26, 2015 | Dla początkujących, Organizacja pracy

Ostatnio na facebooku wielu prawników mówi o spółkach kapitałowych bądź o spółce komandytowej jako o rozwiązaniu problemu ograniczeń nałożonych na radców prawnych przez nowy regulamin. To zainspirowało mnie do tego wpisu. Jeśli jeszcze nigdy nie prowadziłeś spraw spółki, ten wpis jest dla Ciebie. Nawet jeśli założyłeś już dla klientów setki spółek i masz doświadczenie w jednoosobowej działalności gospodarczej.

Spółka kapitałowa i komandytowa to formy prowadzenia działalności mające naprawdę wiele zalet. Tyle tylko, że moim zdaniem przeznaczone do prowadzenia działalności w większym rozmiarze. Założenie tego typu spółki powinno być konsekwencją skali biznesu i związanych z tym potrzeb. Jeśli planujesz działalność w mniejszym rozmiarze, rozważ na początek inną formę działalności.

(więcej…)

Jak za 300 zł wdrożyć rozwiązanie telekomunikacyjne warte kilka tysięcy?

Jak za 300 zł wdrożyć rozwiązanie telekomunikacyjne warte kilka tysięcy?

utworzone przez | lip 22, 2015 | Organizacja pracy

Jesteś w biurze po godzinach. Pracujesz, a w sekretariacie czy sąsiednim pokoju uporczywie dzwoni telefon. Nie chce Ci się wstawać od biurka i szukać słuchawki?

Lubisz identyfikację rozmówców jak w komórce, ale nie masz czasu przepisać swoich kontaktów do bazy telefonu stacjonarnego?

Masz na stacjonarnym niewykorzystane minuty, np. zagraniczne?

To jest artykuł dla Ciebie.  (więcej…)

Do czego przydaje się telefon z identyfikacją numeru?

Do czego przydaje się telefon z identyfikacją numeru?

utworzone przez | mar 26, 2015 | Organizacja pracy

Taka sytuacja: Piątek, godzina 15.25. Dzwoni telefon i dowiadujemy się, że zaplanowana w odległym mieście na poniedziałek rano rozprawa została odwołana. Sędzia się rozchorował. Bywa. Tyko się cieszyć, że zdążyli nas zawiadomić.

My natomiast nie zdążyliśmy już zadzwonić do tego sądu i potwierdzić informacji. Po rozmowie pozostał jednak ślad w naszym systemie: numer zupełnie niezgodny z tymi należącymi do tego sądu. Oczywiście nikt nie odbierał.

Zapadła decyzja, żeby jednak pojechać na tę rozprawę. Trudno, najwyżej dzień będzie stracony. Decyzja okazała się słuszna, rozprawa odbyła się normalnie.  Strona przeciwna wymyśliła taki sposób na wyeliminowanie nas z gry.

Nasza centrala telefoniczna w połączeniu z programem do obsługi kancelarii ma jeszcze kilka innych fajnych funkcji. Jeśli dzwoni klient wpisany do bazy, jest nie tylko od razu identyfikowany, ale też na ekranie komputera wyświetla się lista aktualnie prowadzonych dla niego spraw. Po rozmowie, prawie jednym kliknięciem, można zapisać czas pracy. Jeśli my dzwonimy z wykorzystaniem tego systemu, bardzo łatwo zanotować tę rozmowę w aktach klienta, z uwzględnieniem czasu jej trwania. Można też podejrzeć sobie historię rozmów przychodzących i wychodzących.

Wadą tego systemu jest to, że działa tylko jeśli siedzimy przy biurku. Nie należy też do najtańszych rozwiązań, wymaga cyfrowej linii itp.

Teraz testuję rozwiązanie znacznie tańsze, a dodatkowo połączone ze smartfonami. Niestety już nie będzie połączone bezpośrednio z systemem akt. Relację z testów opublikuję za kilka dni.

[FM_form id=”2″]

Jaki rachunek bankowy dla kancelarii prawnej?

Jaki rachunek bankowy dla kancelarii prawnej?

utworzone przez | lut 25, 2015 | Organizacja pracy

Na temat wyboru rachunku bankowego można znaleźć w sieci wiele porad. Rozpatruje się zwykle wiele czynników: koszty prowadzenia konta, koszty wpłat, wypłat i przelewów, dostępność bankomatów, aplikacje mobilne itp.

Dla kancelarii ważna jest jednak jeszcze jedna rzecz: możliwość natychmiastowego generowania potwierdzenia przelewu. Bez czekania na sesję. Do późna (u mnie działa do 19). Czasem potwierdzenie dokonania opłaty sądowej lub skarbowej dostępne natychmiast bardzo się przydaje.

Znacie jeszcze jakieś fajne funkcje dostępne w bankach, a przydatne dla kancelarii? Zastanawiam się nad założeniem nowego konta w banku i chętnie przyjmę sugestie.