Kasy fiskalne w kancelarii prawnej 2021

Czy prawnicy obowiązkowo powinni mieć kasę fiskalną i wymienić ją wkrótce na kasę online?

Większość znanych mi prawników szczerze i gorąco nienawidzi obowiązków związanych z posiadaniem kasy fiskalnej.

Uczucia te nie są bynajmniej związane z chęcią unikania opodatkowania. Raczej z tym, że urządzenie to nie wpisuje się w charakter pracy w tych kancelariach. Rejestracja przychodów napotyka na problemy organizacyjne i techniczne.  Najczęściej prawnicy nie pamiętają o rejestracji kwot otrzymywanych na rachunek bankowy. Ze względu na rzadkie używanie kasy umykają im kwestie związane z jej prawidłową obsługą, drukowaniem raportów dobowych i okresowych czy przeglądami kasy.

Jeśli i w Twojej kancelarii, kasa to duży kłopot, mam złą wiadomość. Wymiana jej na kasę online znacząco zwiększy ten problem. Kasa online na bieżąco raportuje transakcje i raporty do Centralnego Repozytorium Kas, więc wszelkie błędy, rejestracja transakcji z całego miesiąca ostatniego dnia, tuż przed północą, brak raportów dobowych i podobne przypadki, będą wychodziły na bieżąco i staną się jeszcze bardziej kłopotliwe. Choć pomocne mogą być tu różne przypomnienia, na które można liczyć w nowych modelach kas.

Nie mniej, warto wiedzieć, że obowiązek posiadania kasy nie dotyczy wszystkich prawników. To prawda, prawnik, który dostaje wynagrodzenie w gotówce, musi mieć kasęwymienić ją na kasę online w obowiązującym terminie, aktualnie do końca czerwca 2021. W pozostałych przypadkach warto rozważyć skorzystanie ze zwolnienia z obowiązku ewidencji. Być może nawet można w tym celu nieco zmodyfikować obecny model świadczenia usług.

Dla prawników obsługujących klientów indywidualnych bezpośrednio nie ma zwolnień podmiotowych i związanych z wysokością obrotu. Kasę trzeba mieć od momentu pierwszej transakcji z takim klientem. Jest jednak zwolnienie, które może być interesujące dla wielu z nas.

Zwolnienie z obowiązku rejestracji na kasie fiskalnej

Rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących przewiduje zwolnienie dotyczące płatności przyjmowanych na rachunek bankowy. Przepisy obowiązują aktualnie do 31.12.2021, ale są cyklicznie przedłużane i zwolnienie już jakiś czas obowiązuje na takich samych zasadach.

Zwolnione są usługi prawne spełniające łącznie następujące trzy warunki:

  1. świadczenie tych usług ma miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, lub których rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków;
  2. świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem);
  3. z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Podstawa prawna: § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia MF z dnia 28.12.2018 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących w powiązaniu z poz. 37 załącznika do tego rozporządzenia. (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, z późn. zm.)

Płatności przelewem

Warunek otrzymania płatności na rachunek bankowy jest łatwy do spełnienia. Tym bardziej, że zgodnie z interpretacją urzędów, warunek ten jest spełniony również przy otrzymywaniu płatności za pośrednictwem operatorów płatności, np. obsługujących sklepy internetowe. Istotne jest, że kwota nie jest inkasowana w gotówce, finalnie wpływa na rachunek i jest możliwa do powiązania z konkretną transakcją.

Usługa wykonywana przy pomocy środków porozumiewania się na odległość

Trudniejsza w interpretacji jest kwestia świadczenia usług wyłącznie przy pomocy środków porozumiewania się na odległość lub przekazywania w ten sposób rezultatów tej usługi. Do tej pory interpretacje były przychylne wyłącznie dla przypadków porad online, telefonicznych i podobnych. Słowem, usług bez bezpośredniego kontaktu z klientem i wykonywanych wyłącznie na odległość. Sytuacje zlecenia usługi zdalnie, polegającej jednak na prowadzeniu sprawy przed sądem, nie były traktowane jak usługa wykonywana na odległość.

Ostatnio jednak pojawiła się znacznie korzystniejsza interpretacja. Mam na myśli interpretację Dyrektora KIS z dnia 26 stycznia 2021 roku, znak: 0111-KDIB3-2.4012.774.2020.2.MN.

Wnioskodawca pytał czy usługi świadczone „także przez kontakt bezpośredni (spotkanie z klientem w lokalu kancelarii, w sądzie lub w urzędzie albo w innym miejscu), jednakże przekazanie rezultatu świadczonej usługi odbywać się będzie wyłącznie na odległość (np. przekazanie odebranego pisma kończącego sprawę przez wysyłkę pocztą lub e-mailem, rozmowa telefoniczna informująca o rezultacie zakończonej sprawy, wysłanie klientowi sporządzonego pisma do samodzielnego złożenia w odpowiednim miejscu; wysłanie mu sporządzonego wzoru umowy, regulaminu itp.).” spełniają warunki zwolnienia i uzyskał potwierdzenie.

Brzmi to naprawdę dobrze i moim zdaniem sprawia, że bardzo dużo kancelarii spełnia warunki do zwolnienia lub może je spełnić, jeśli nieznacznie zmieni schemat swojego działania. Możliwość korzystania ze zwolnienia w branży prawnej potwierdziło też ostatnio Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpretację poselską, równocześnie potwierdzając, że nie ma planów innych zwolnień dla prawników. Materiały można znaleźć na stronie sejmowej.

Wzmiankowana odpowiedź zawiera opis warunków, które ja również opisuję powyżej. Nie zawiera jednak wskazówek odnośnie tego, co można uznać za usługi wykonywane na odległość. Moim zdaniem należy też zwrócić baczną uwagę na warunek związany z jednoznacznym powiązaniem usługi i płatności.

Jak skutecznie powiązać płatność z usługą?

We wspomnianej interpretacji wnioskodawca określił to powiązanie następująco: „ Płatność za wymienione usługi odbywałaby się przelewem za pośrednictwem banku na mój rachunek bankowy, a z tytułu przelewu otrzymanego od Klienta wynikałoby dokładnie jaką usługę opłaca (np. oznaczenie sygnatury sprawy w sądzie, oznaczenie że płaci za opinię prawną, doradztwo prawne, etc.)” Opis ten okazał się dla KIS niewystarczający. Poproszono o sprecyzowanie, że z posiadanych przez Wnioskodawcę ewidencji i dowodów jednoznacznie będzie wynikać, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczy. Zatem opis pierwotny wydał się KIS niewystarczający.

Jak zatem rozwiązać ten problem w praktyce? Jest co najmniej kilka sposobów, podaję przykładowe:

  • wystawianie faktur proforma i prośba, by klienci powoływali się na numer faktury proforma w tytule przelewu, faktura ostateczna powiązana z proformą i wpłatą;
  • fakturowanie w systemie, który umożliwia wysłanie linku do płatności do każdej faktury (taki system udostępniamy w ramach naszej księgowości dla prawników)
  • podawanie na fakturze, na przykład w polu uwagi, dokładnej daty, kwoty i opisu wpłaty na rachunek bankowy, np.: faktura dotyczy wpłaty na rachunek bankowy z dnia…., kwota:…, tytuł przelewu:……..;
  • sprzedaż usług poprzez sklep internetowy lub link do płatności (dostępny na przykład w Specprawniku), gdzie płatność jest powiązana ściśle z konkretną transakcją zakupu;

Jak widać, zwolnienie z ewidencji, jest możliwe do zastosowania w wielu kancelariach. Choć trzeba pamiętać, że wspomniana wyżej interpretacja indywidualna, chroni tylko wnioskodawcę. Jeśli masz wątpliwości, najlepiej wystąpić o swoją interpretację. Jeśli chcesz zdążyć przed terminem wymiany kasy, wniosek należy złożyć w ciągu kilku dni.

Jak postąpić, kiedy ocenimy, że kasa nie jest nam potrzebna? Trzeba zlikwidować starą kasę, przed terminem obowiązkowej jej wymiany na kasę online.

Formalności związane z likwidacją kasy

Likwidacja kasy wymaga kontaktu z serwisem kasy, sporządzenia protokołu z odczytu pamięci kasy fiskalnej i przekazania go wraz z wnioskiem o wyrejestrowanie kasy do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 5 dni. Serwisy kas dysponują odpowiednimi wzorami dokumentów w tym zakresie.

Będzie jednak z pewnością grono kancelarii, które nie zdecydują się na likwidację kasy. Dalsza część artykułu jest przeznaczona dla tych prawników, którzy jednak zdecydują się na wymianę kasy na kasę online.

Wymiana kasy na kasę online

Termin obowiązkowej wymiany kasy fiskalnej na kasę online dla prawników zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami mija 30 czerwca 2021 roku. Oznacza to, że od 1 lipca 2021 transakcje gotówkowe z klientami indywidualnymi trzeba rejestrować już na kasie online.

Czy termin będzie ponownie przesunięty?

Termin wymiany kas był już raz przesunięty o pół roku, jest projekt kolejnego odroczenia terminów, tym razem o rok. Warto śledzić sprawę na bieżąco, choć moim zdaniem termin nie zostanie już zmieniony i trzeba przygotować się do wymiany kasy. Losy projektu zmian do ustawy o VAT można śledzić na stronie sejmowej.

Sam zakup można odłożyć prawie na ostatnią chwilę. Warto tu jednak wziąć pod uwagę to, że wspomniany termin dotyczy sporej grupy podatników. Na kilka dni przed terminem zakup wybranego urządzenia i umówienie się z serwisantem może być utrudnione. Na pewno warto wcześniej wybrać kasę i umówić się z serwisem na termin jej fiskalizacji.

Dochowanie terminów jest ważne ze względu na spore kary za niedostosowanie się do obowiązku wymiany kasy (minimalna kara zaczyna się powyżej 9 tysięcy złotych), także ze względu na możliwość skorzystania z ulgi na zakup kasy. Prawo do ulgi mamy tylko w przypadku terminowej instalacji.

Ulga na zakup kasy

Ulga na zakup kasy to 90% jej ceny netto, nie więcej niż 700 zł. Cena kasy online jest oczywiście zależna od modelu, ale z reguły przekracza 1000 zł, więc najczęściej odliczymy właśnie 700 zł. Przeciętnie na kasę będzie trzeba wydać od 1400 do 2000 zł.

Ze względu na to, że wymiana kasy w naszej branży jest obowiązkowa, ulga przysługuje obecnie nawet jeśli od zakupu poprzedniej kasy nie minęło 3 lata. Nie trzeba oddawać również poprzedniej ulgi na zakup kasy. Ulgę odliczymy w miesiącu rozpoczęcia ewidencji na kasie i będzie nam przysługiwała również, jeśli zakupimy kasę przed terminem 30.06.2021.

Wybór kasy online

Jaką kasę wybrać? Jeśli mamy obecnie dobrą kasę, wygodną w obsłudze, warto poszukać tego samego modelu w wersji online. Unikniemy  ponownej nauki obsługi kasy. Jeśli chcemy coś zmienić, na wersję bardziej mobilną, lub łatwiejszą w obsłudze, warto się wybrać do firmy oferującej sprzedaż i serwis kas, by porównać dostępne modele. Odradzam zakup internetowy. Lepiej mieć w pobliżu dostępny serwis kas, który zafiskalizuje kasę i będzie w przyszłości dokonywał jej przeglądów.

Kasa online dla prawnika musi także posiadać podłączenie z Internetem. Warto się zastanowić czy wystarczy nam podłączenie jej do sieci LAN lub Wi-Fi w kancelarii, czy może potrzebujemy mobilnego podłączenia. To może wymagać zakupu dodatkowego modułu i karty do kasy. Kartę można również wynająć w serwisie, za cenę około 10 zł netto/m-c, co wydaje mi się atrakcyjną opcją.

Często przy zakupie kasy w serwisie możemy również podpisać umowę na serwis. I tu warto uważać, serwisy często proponują umowy z płatnym przeglądem co rok, a tymczasem obowiązkowy jest przegląd co dwa lata. Koszt każdego przeglądu wynosi około 100-170 zł netto.

Kupując kasę online dla prawnika, warto zwrócić uwagę jeszcze na następujące kwestie:

  • łatwość obsługi, drukowania paragonu, raportu dobowego i miesięcznego
  • możliwość wystawienia paragonu z NIP, faktury uproszczonej i faktury zwykłej
  • opcja wysłania tych dokumentów w wersji elektronicznej
  • przypomnienie o serwisie kasy
  • powiadomienie o wydrukowaniu raportu dobowego przed transakcją w następnym dniu
  • alarm w sprawie raportu miesięcznego

Formalności związane z uruchomieniem kasy online

Tutaj ujawniają się zalety kasy online, ponieważ poza jej fiskalizacją przez uprawnionego serwisanta, nie mamy innych obowiązków. Kasa podczas fiskalizacji nawiązuje połączenie z Centralnym, Repozytorium Kas i zgłasza się sama. Znacznie mniej formalności będzie też przy zmianie adresu użytkowania kasy.

Trzeba tylko pamiętać, o czym pisałam wyżej, o formalnościach związanych z likwidacją starej kasy oraz o oświadczeniach, które muszą podpisać osoby obsługujące kasę – pracownicy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących ((Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, z późn. zm.)

Jeśli masz problem z określeniem nazwy usługi na paragonie, zachęcam do lektury wpisu o opisach usług na paragonach

Obsługa kasy online

Zasady wystawiania paragonów i raportów są takie same, jak dla zwykłej kasy. Różnica polega głównie na konieczności zapewnienia kasie dostępu do Internetu i pozostawienia jej włączonej, na czas niezbędny do zaraportowania wykonanej sprzedaży czy raportu. Kasy łączą się z CRK zgodnie z ustalonym dla kasy harmonogramem, najczęściej co dwie godziny.

Jeśli nie chcemy lub nie możemy czekać, można wymusić ręcznie przesłanie informacji do CRK i wyłączyć kasę.

Nowością dla części użytkowników starych kas będzie też:

  • możliwość zamieszczania NIP kontrahenta na paragonie
  • opcja rezygnacji z wydruku paragonów, za zgodą klienta
  • przekazanie paragonu drogą elektroniczną, w sposób z tym klientem uzgodniony, np. e-mailem

Na tym polu również powstaje możliwość pewnej optymalizacji. Możliwe jest bowiem stosowanie jednej kasy dla kilku punktów sprzedaży, jeśli klient może otrzymać paragon online.

W przypadku kasy online możemy też zrezygnować z drukowania pełnego raportu miesięcznego i drukować tylko łączny raport miesięczny.

Zachęcam bardzo do przemyślenia kwestii zakupu kasy, zastanowienia się nad koniecznością jej posiadania i życzę samych dobrych wyborów.