Dla początkujących

Jak wypełnić UPL-1 online – udzielenie pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji skarbowych elektronicznie

Jak wypełnić UPL-1 online – udzielenie pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji skarbowych elektronicznie

UPL-1 czyli Pełnomocnictwo do podpisywania elektronicznych deklaracji podatkowych składamy w sytuacji, kiedy chcemy powierzyć komuś podpisywanie deklaracji podatkowych w naszym imieniu. Najczęściej jest to pełnomocnictwo dla księgowej.

Niestety pełnomocnictwo ogólne tu nie działa, musi być konkretnie UPL-1.

Wybrałam ten formularz na temat specjalnego wpisu z tego powodu, że jest on wyjątkowo trudny do wypełnienia elektronicznie. Moi klienci często mają z tym problem, ba, ja też raz już zrobiłam to błędnie, bo nie podałam ulicy.

Przyznaję, że moim klientom w web.lex Bookkeeping – najlepszej księgowości dla prawników, najczęściej wysyłam po prostu wypełnione pełnomocnictwo w pdf, do wydrukowania i wysłania pocztą. Tak jest szybciej.

Uznałam jednak, że czas już rozstać się z papierem, stąd film.

Na nagraniu zobaczysz dokładnie, jak poradzić sobie z wypełnieniem tego pełnomocnictwa.

Potrzebujesz konta na e-puap i danych pełnomocnika:

  • Imię i nazwisko
  • Identyfikator podatkowy Pesel lub NIP
  • Data urodzenia
  • Adres do korespondencji

Opcjonalnie dane kontaktowe: telefon i e-mail. Warto je podać, ułatwi to kontakt w przypadku ewentualnego błędu w pełnomocnictwie UPL-1 i późniejszych sprawach załatwianych w urzędzie.

Skrócona instrukcja udzielenia pełnomocnictwa UPL-1

Jeśli wolisz przeczytać, krótka instrukcja tu:

Wprowadzenie pełnomocnictwa zajmuje urzędom do kilku dni. Udzielenie UPL-1 nie wymaga opłaty skarbowej

Jak można sprawdzić, czy pełnomocnictwo UPL-1 jest aktywne?

No niestety, tylko telefonicznie we właściwym US lub po prostu próbując wysłać deklarację.

Jeśli pełnomocnictwo nie jest aktywne, próba wysyłki zakończy się komunikatem „Brak aktualnego pełnomocnictwa”

3 najczęściej spotykane błędy w fakturach Vat za usługi prawne

3 najczęściej spotykane błędy w fakturach Vat za usługi prawne

Od czasu do czasu otrzymujemy faktury od innych prawników. Za zastępstwo procesowe w innym mieście czy fotokopie akt. I mówiąc szczerze, często są one nieprawidłowo wystawione. Czasem są to błędy poważne, czasem tylko niedogodności. Jeśli chcesz wystawiać swoje faktury prawidłowo, zapraszam do lektury.

Nieprawidłowa data sprzedaży

Ten błąd jest najczęstszy i przybiera dwie formy. Pierwsza, to podanie tylko miesiąca wykonania usługi. Jest to prawidłowe przy stałej obsłudze prawnej. Przy usłudze, która nie ma takiego charakteru, należy podać konkretną datę wykonania tej usługi, zgodną z datą rozprawy czy wykonania fotokopii.

Drugi rodzaj błędu związanego z datą sprzedaży (wykonania, zakończenia wykonania usługi), to pozostawienie w tym miejscu daty takiej samej, jak dzień wystawienia faktury, mimo wykonania jej w innym dniu. Ten błąd jest szczególnie rażący, jeżeli w treści faktury podano datę wykonania usługi, a w nagłówku faktury jako data sprzedaży figuruje zupełnie inny dzień.


(więcej…)

Niszczarka dokumentów dla kancelarii

Niszczarka dokumentów dla kancelarii

Niszczarka w kancelarii, jak wybrać i dlaczego Rexel Auto+ 60X.

Mój drugi wpis sprzętowy, bo kiedyś pisałam już o aparacie telefonicznym. Mam nadzieję, że będzie przydatny. Daj znać, proszę.

To jest temat dla Ciebie, jeśli w Twojej kancelarii zalegają stosy dokumentów do zniszczenia, a odgłosy wydawane przez niszczarkę stawiają na baczność Twój zespół i załogę z sąsiedniego biura.

Niszczarki wybrałam jako temat do wpisu, bo akurat w tej sprawie popełniałam błędy dość konsekwentnie. Wydawało mi się, że to nie jest istotne urządzenie, nie zarabia dla nas, szkoda kasy. Kupowałam zbyt tanie, często psujące się i wymagające obsługi urządzenia. Ten ostatni czynnik jest najważniejszy – nie brałam pod uwagę, że najdroższy element procesu to nie sprzęt, ale czas poświęcony na jego obsługę.

Tłumaczy mnie może to, jeszcze parę lat temu nie było takiej oferty w moim zasięgu cenowym. No tak sobie mówię. Problem udało się mi rozwiązać definitywnie dopiero jakieś dwa, trzy lata temu.

Rozwiązanie tego problemu to Rexel Auto+ 60x lub wyższe modele. Wyższe, czyli z większą liczbą w nazwie. Numerek w nazwie określa ile standardowych kartek papieru można jednorazowo włożyć do podajnika niszczarki. Dalej niszczenie następuje automatycznie.

Warto też zwrócić uwagę na symbol. X to niszczarki o wystarczająco dobrym stopniu bezpieczeństwa P-3 lub P-4, oznaczenie M to P-5 czyli bardzo wysoka klasa bezpieczeństwa wg normy DIN 66399.

P-3 to klasa dla dokumentów poufnych i danych osobowych, będzie więc wystarczająco dobra dla większości kancelarii.

Zalety automatycznych niszczarek Rexel

  • Prawie całkowita eliminacja czasu pracy poświęcanego na niszczenie dokumentów, dzięki ładowaniu ich do podajnika niszczarki (ilość kartek, którą możemy załadować jednorazowo jest podana w nazwie modelu, Rexel Auto+ 60X niszczy jednorazowo 60 kartek, wyższe modele jeszcze więcej.)
  • Niszczenie zszywek i spinaczy.
  • Stosunkowo cicha praca, znacznie cichsza niż w przypadku modeli z podajnikiem ręcznym.
  • Duża trwałość. U mnie ten model pracuje bezawaryjnie już ponad dwa lata. Jest to związane z tym, że niszczarka ma automatyczne zabezpieczenie przez przegrzaniem – po prostu zatrzymuje się i wznawia pracę po ostygnięciu. Nie ma zatem problemu z awarią na skutek przegrzania.
  • Bezpieczna praca – do podajnika nie zamkniemy ani długich włosów, ani krawata.
  • Wystarczająca dla niższych modeli i bardzo dobra w wyższych klasa bezpieczeństwa (od P-3 wg DIN 66399 w modelu 60X do P-5 w modelu 130M).
  • Bardzo dobry stosunek jakości do ceny. Rozwiązanie z automatycznym podajnikiem u konkurencji pojawia się w niszczarkach kosztujących powyżej 1100-1200 zł, Rexel oferuję tę funkcję już za około 670 zł.

Czy są jakieś wady tego sprzętu? Tak, tańsze modele dość wolno pracują. Nie jest to jednak duża wada, biorąc pod uwagę, że proces odbywa się automatycznie i po cichu.

W najtańszym modelu automatycznym kosz na ścinki (15l) jest zbyt mały. Wymaga częstego opróżniania, co znów zajmuje czas. Dlatego jeśli możesz sobie pozwolić, kup od razu model 90X lub wyższy. Ja mam Rexel Auto+130X i nie żałuję ani jednej wydanej na niego złotówki. Ale początkowo używałam też ten 60X i również jest ok, polecam.

Tyle kasy na niszczarkę, chyba zwariowałaś!

Ale Kasia, powiesz, tyle pieniędzy na niszczarkę? Tak, jeśli masz choć dwuosobowy zespół i sporo drukujecie, zdecydowanie namawiam.

Zakup tańszego modelu ma sens tylko, jeśli pracujesz jednoosobowo, niewiele drukujesz, a zatem też niewiele niszczysz. Jeśli zatrudniasz 1 osobę, co najmniej to rozważ. Na tańszy model wydasz połowę tej ceny, a nie będziesz zadowolona/y. Przy 2-3 osobach, nie zastanawiaj się, tylko kup niszczarkę automatyczną.

Tańsze modele warczą jak szatan, więc nie opłaca się stawiać na nogi całego zespołu, żeby zniszczyć jedną kartkę. I kartka ląduje na kupce. Ta kupka rośnie. Jak ktoś się w końcu zlituje, i za to weźmie, zwykle przegrzewa niszczarkę. Bo te modele są przeznaczone do użytku osobistego i właśnie niszczenia po parę kartek, a nie pracy ciągłej. Przegrzanie niszczarki to i tak lepsza opcja, niż wyrzucenie korespondencji z danymi na śmietnik. A nikt nie lubi ręcznego niszczenia, bo to mało przyjemna operacja, więc ryzko jest. No nie opłaca się, uwierz mi.

Zdjęcie główne wpisu dzięki stux na Pixabay

Szyfrowanie wiadomości e-mail w kancelarii prawnej

Szyfrowanie wiadomości e-mail w kancelarii prawnej

Zanim zaczniesz szyfrować swoje wiadomości e-mail, albo załączniki do nich, wyobraź sobie swojego klienta, który próbuje za kilka miesięcy otworzyć zaszyfrowany przez Ciebie plik. Pamięta hasło?

No właśnie.

Problem związany z szyfrowaniem wiadomości nie dotyczy tak naprawdę samego szyfrowania, a zapewnienia dostępności zaszyfrowanych danych. W rozwiązaniach bezpłatnych dotyczy to haseł, w rozwiązaniach komercyjnych dostępności samej usługi.

I to w pierwszej kolejności trzeba rozważyć.

W tym artykule opiszę znane mi metody zabezpieczania korespondencji w kancelarii, w tym szyfrowania załączników i całych e-maili. Warto je znać, każda ma swoje wady i zalety. Można dopasować rozwiązanie do swojej sytuacji i swoich potrzeb.

Spis treści artykułu (kliknięcie w spis przeniesie Cię do wybranego zagadnienia):

Zanim przejdę dalej, stawiam pytanie:

Czy w ogóle prawnicy powinni szyfrować wiadomości e-mail?

Na pewno. Z drugiej strony, czy słyszeliście o jakimś spektakularnym wycieku danych z maili? Słychać czasem o wycieku, ale samych baz adresów e-mail i ewentualnie haseł z nimi powiązanych. O przejęciu danych z samej korespondencji ja jeszcze nie słyszałam (poza jednym przypadkiem dotyczącym kancelarii w Panamie). Słyszałam za to o włamaniach na konta mailowe.

Zanim więc pomyślisz o szyfrowaniu e-maili, zadbaj o bardziej podstawowe aspekty ochrony danych z e-maili. A potem wdrażaj szyfrowanie.

(więcej…)
Split payment w kancelarii prawnej – jak się przygotować

Split payment w kancelarii prawnej – jak się przygotować

Dziś zobaczyłam na facebooku pierwsze doniesienia od prawników o otrzymanych płatnościach split payment. Muszę przyznać, że to szybciej niż się spodziewałam. Zatem, jak się przygotować do split payment w kancelarii? Jest kilka kwestii, które trzeba przemyśleć.

Kogo dotyczy split payment?

Wszystkich, którzy wystawiają faktury dla podmiotów gospodarczych. Obojętnie, czy jest to klient, sąd czy kancelaria, dla której świadczymy usługi. Problem nie dotyczy tylko tych kancelarii, które świadczą wyłącznie i bezpośrednio usługi dla osób fizycznych. Kowalski za rozwód nie zapłaci płatnością podzieloną, to pewne.

(więcej…)
Wywiad z Grzegorzem Gębką z Księgowość dla prawnika

Wywiad z Grzegorzem Gębką z Księgowość dla prawnika

Znalazłam na Facebooku ciekawy profil Księgowość dla prawników i pomyślałam, że autor postów na tym profilu będzie interesującym gościem na moim blogu. Zapraszam do rozmowy o Księgowości dla prawnikówo obowiązkach podatkowych (także tych nowych) autora wpisów, doradcę podatkowego Grzegorza Gębka.

Katarzyna Solga: Dzień dobry.

Księgowość dla prawników: Dzień dobry, dziękuję za zaproszenie.

Katarzyna Solga: Początek roku przyniósł nam trochę zmian, płacimy ZUS na nowe, indywidualne konto i wysyłamy JPK. Czy są jakieś inne zmiany, o których powinien wiedzieć każdy prawnik?

Księgowość dla prawników: To prawda. Standardowo styczeń każdego roku to zmiany, zmiany i jeszcze raz zmiany. Nie jest inaczej także obecnie. Co więcej, w ciągu ostatnich dwóch lat tempo wprowadzania nowych przepisów podatkowych, dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej, czy ubezpieczeń społecznych, jest naprawdę duże. Tak duże, że niekiedy nawet osobom zawodowo zajmującym się podatkami, księgowością, czy kadrami, ciężko jest nadążyć za każdą nowelizacją. Pomyślmy więc jaką możliwość ich poznania ma polski przedsiębiorca, który w ich otoczeniu funkcjonuje…

Od stycznia płacimy wyższy ZUS i to na przypisane indywidualnie rachunki. Z naszej perspektywy zmiany w tym zakresie – pomimo innego przekazu przedstawianego przedsiębiorcom – wcale nie są korzystne. Z kolei już dziś mija termin dla wszystkich podatników VAT na złożenie (po raz pierwszy) Jednolitego Pliku Kontrolnego. Tuż za rogiem tzw. Konstytucja dla biznesu i związane z tym ułatwienia. Do tego dochodzą jeszcze zmiany w ustawach podatkowych, które weszły w życie z początkiem roku (np. brak możliwości amortyzacji darowanego majątku); niejednolite (niestety) interpretacje przepisów prawa podatkowego. Kwitując: dzieje się.

(więcej…)