Chętnie korzystam z możliwości otrzymywania faktur mailem? A Ty? To wygodne rozwiązanie.

Warto założyć w tym celu odrębną skrzynkę e-mail i poprosić kontrahentów o wysyłanie maili z fakturą tylko na tę skrzynkę. Warto też przemyśleć sprawę adresu tej skrzynki. Dlaczego?

Porządek i łatwość odnalezienia faktur

To oczywiste, jeśli maile z fakturami spływają na jeden adres, nie musisz ich szukać, gdy są potrzebne. Masz wszystko w jednym folderze, uporządkowane i łatwo dostępne.

Spływające maile z fakturami nie zaśmiecają głównej skrzynki i nie odrywają Cię od pracy. Możesz wyznaczyć sobie czas na pracę z fakturami i nie myśleć o nich w innych momentach.

Pocztę można też skonfigurować w taki sposób, by do faktur miało dostęp więcej osób w firmie.

Bezpieczeństwo

Po wdrożeniu odrębnego adresu na faktury i skutecznym poinformowaniu o tym wszystkich stałych dostawców, można ignorować i usuwać spamowe maile podszywające się pod faktury wysłane na inne adresy. Nie musisz się zastanawiać, czy tym razem to prawdziwa, czy fałszywa faktura.

Ze względów bezpieczeństwa i dla uniknięcia spamu warto też nie ujawniać tego adresu publicznie, czyli na przykład publikować na stronie www. Udostępniamy go wyłącznie dostawcom.

Z tych samych względów warto unikać adresu e-mail w formie faktury@twojadomena.pl, czy e-faktury@twojadomena.pl. Na tego typu adresy prędzej czy później zacznie spływać spam i fałszywe maile z fakturami. Wybierz sobie coś mniej oczywistego, zastosuj myślniki, podkreślenia, cyfry czy skróconą nazwę firmy.

Organizacja pracy

Specjalną skrzynkę na faktury można wykorzystać też organizacyjnie. Jeśli więcej osób w firmie otrzymuje faktury od zewnętrznych kontrahentów, można ustalić, że wysłanie przez kogoś z wewnątrz kancelarii dokumentu na adres do faktur oznacza akceptację kosztu i przekazanie dokumentu do zapłaty i zaksięgowania.

W tym wypadku warto ustalić też dodatkowe zabezpieczenie, np. hasło, specjalną formułę tego maila, tak by utrudnić podszycie się pod pracownika osobie z zewnątrz.

Dalsza praca z fakturami

Ja każdy otrzymany dokument zapisuję w folderze przeznaczonym na faktury. Jeśli przyszedł papierowo, zapisuję skan. Następnie przekazuję elektronicznie do zaksięgowania i płacę dopiero z systemu księgowego, przekazując przelew do banku.

Gdy jeszcze księgowałam sama, zapisywanie faktur w jednym miejscu też bardzo ułatwiało mi pracę, księgowanie i płatności.

Jestem ciekawa, jak to wygląda u Was? Zbierasz faktury od razu w jedno miejsce, czy gorączkowo szukasz ich potem w skrzynce e-mail?