Od czasu do czasu otrzymujemy faktury od innych prawników. Za zastępstwo procesowe w innym mieście czy fotokopie akt. I mówiąc szczerze, często są one nieprawidłowo wystawione. Czasem są to błędy poważne, czasem tylko niedogodności. Jeśli chcesz wystawiać swoje faktury prawidłowo, zapraszam do lektury.

Nieprawidłowa data sprzedaży

Ten błąd jest najczęstszy i przybiera dwie formy. Pierwsza, to podanie tylko miesiąca wykonania usługi. Jest to prawidłowe przy stałej obsłudze prawnej. Przy usłudze, która nie ma takiego charakteru, należy podać konkretną datę wykonania tej usługi, zgodną z datą rozprawy czy wykonania fotokopii.

Drugi rodzaj błędu związanego z datą sprzedaży (wykonania, zakończenia wykonania usługi), to pozostawienie w tym miejscu daty takiej samej, jak dzień wystawienia faktury, mimo wykonania jej w innym dniu. Ten błąd jest szczególnie rażący, jeżeli w treści faktury podano datę wykonania usługi, a w nagłówku faktury jako data sprzedaży figuruje zupełnie inny dzień.

Nieprawidłowy opis usługi na fakturze

Tu znowu mamy dwa rodzaje błędów: zbyt lakoniczny opis lub zbyt szczegółowy.

Opis lakoniczny w stylu – usługa prawna nie tylko nie spełnia, w mojej opinii, wymogu dostatecznej identyfikacji wykonanej usługi, ale też może sprawiać kłopoty z przyporządkowaniem faktury do zlecenia. Ostatnio dostałam pocztą ręcznie wystawioną fakturę z takim opisem. W dodatku wystawiła ją kancelaria z miejscowości innej, niż miejscowość sądu, w którym było zastępstwo. No i miałam kłopot z identyfikacją, czego dotyczy ta faktura i do którego klienta to przyporządkować.

Opis jest zbyt szczegółowy – moim zdaniem, kiedy wymienia nazwy stron sprawy. Nie ma potrzeby, aby te dane trafiały do księgowości. Ze względu na tajemnicę zawodową, ale także Rodo.

Zaznaczam, że to moja opinia, nie oparta na żadnych konkretnych przepisach. Może ona wynikać też z charakteru spraw, które prowadzimy. Nasi klienci nie chcą, by fakt prowadzenia sprawy stał się znany w firmie.

Jak więc opisywać? Najlepiej z przywołaniem sygnatury sprawy i sądu:

Zastępstwo procesowe przed SR w Toruniu w sprawie o sygn……..

Fotokopie akt w sprawie o sygn……. wykonane w Komendzie Rejonowej Policji w…………….

Przy zleceniach wykonanych na rzecz klientów warto ustalić z klientem opis na fakturze i zadbać, by umożliwiał on identyfikację usługi i zaliczenie wydatku do kosztów, a równocześnie nie zdradzał więcej niż potrzeba i nie ujawniał zbyt wiele służbom księgowym.

Można powołać się na umowę, rozliczenie czasu pracy czy inny dodatkowy dokument. Przy czym to ostatnie, ze świadomością, że jeśli dokument na fakturze zostanie wspomniany, na pewno zażąda go US w razie kontroli.

Bardziej szczegółowe informacje można zawsze zawrzeć w mailu z fakturą lub w piśmie przewodnim, jeśli nie wysyłamy faktur mailem. A sama faktura najlepiej jak będzie dość neutralna.

Nieprawidłowy format pliku z fakturą wysyłaną elektronicznie

Nadal dostaję tego typu faktury w formacie doc czy rtf. Formaty te nie zapewniają integralności treści faktury, bo można je edytować. Zdecydowanie lepiej wysłać pdf. Czasem dostaję też skan faktury wypisanej ręcznie. Niby są interpretacje, że to ok, ale nie lubię, oj nie lubię.

I tak już zupełnie na boku: najczęstszym błędem na fakturach otrzymywanych od młodych prawników jest zbyt niska cena za usługę. 100 zł netto za zastępstwo czy wykonanie licznych fotografii akt? Naprawdę?

Chcesz system do faktur i moją opiekę księgową? Zobacz ofertę księgowości dla prawników.