Zaznacz stronę

Od kiedy kasy on-line dla prawnika będą obowiązkowe?

Kasy fiskalne on-line dla prawników trzeba zainstalować do 1 stycznia 2021 roku. Zostało zatem trochę czasu. Termin ten może jeszcze zostać przedłużony. Dlaczego więc o tym piszę?

Po pierwsze, dla kancelarii, które już teraz są zobowiązane do zakupu kasy. Rozpoczynających działalność i tych, które decydują się na zakup w związku z podjęciem obsługi klientów indywidualnych, a także tych, które muszą wymienić starą kasę ze względów technicznych. Kupując kasę, zdecydowanie warto wziąć pod uwagę nowe przepisy. Są też nowe zasady odliczania VAT od zakupu kasy.

Po drugie, dla kancelarii, które do 1.01.2021 muszą zmienić kasę. Jest kilka rzeczy, które warto przemyśleć przed wymianą kasy.

Artykuł jest dość długi, więc przygotowałam streszczenie i spis treści:

Streszczenie: Musisz kupić teraz swoją pierwszą kasę? Kup mały model przenośny kasy on-line. Masz już kasę? Wstrzymaj wymianę najdłużej jak się da, rozważ, czy nie przysługuje Ci zwolnienie i poczekaj na kasy wirtualne.

Spis treści: (kliknij, by przejść do tej części artykułu)

Zacznijmy może od tego, czy prawnik w ogóle musi mieć kasę fiskalną.

Kiedy nie trzeba mieć kasy fiskalnej w kancelarii prawnej?

Prawnik nie musi mieć kasy jeśli:

  • świadczy usługi wyłącznie dla firm
  • świadczy pomoc prawną z urzędu i wystawia faktury dla sądów
  • świadczy usługi dla osób indywidualnych na zlecenie innego podmiotu i to z nim się rozlicza.
  • jest notariuszem.

Dla prawników obsługujących klientów indywidualnych bezpośrednio nie ma zwolnień podmiotowych i związanych z wysokością obrotu. Kasę trzeba mieć od momentu pierwszej transakcji z takim klientem. Jest jednak wyjątek, który może być interesujący dla osób działających on-line.

Zwolnienie z obowiązku rejestracji na kasie fiskalnej

Istnieje zwolnienie dotyczące obsługi klientów indywidualnych na odległość i przy jednoczesnym przyjmowaniu płatności za te usługi na rachunek bankowy. Dodatkowym warunkiem jest to, że z prowadzonej ewidencji musi wynikać związek konkretnej wpłaty z wykonaną usługą.

Podstawa prawna: § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia MF w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących w powiązaniu z poz. 37 załącznika do tego rozporządzenia. Przepisy obowiązują aktualnie do 31.12.2021.

Zwolnione są zatem usługi prawne spełniające łącznie następujące warunki:

( § 4 ust. 3 pkt 2) świadczenie tych usług zgodnie z warunkami określonymi w poz. 37 załącznika do rozporządzenia ma miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, lub których rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków;

(poz 37) Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła

Kwestia bez wątpienia jest interesująca dla osób które świadczą usługi na odległość. Pozwala uniknąć kasy całkowicie lub tylko w zakresie transakcji on-line. To wygodne, bo uwalnia od konieczności śledzenia rachunku bankowego, żeby na czas zarejestrować transakcję, a także od problemów, o których pisałam w artykule o wydawaniu paragonów na odległość.

Jeśli jednak obsługujesz klientów indywidualnych w bezpośrednim kontakcie, kasę fiskalną mieć musisz, a od 1.01.2021 obowiązkowo to kasa online.

Kasa on-line – czym się różni od dotychczasowych kas fiskalnych?

Podstawowa różnica jest taka, że kasy online muszą mieć zapewnione połączenie z internetem w celu łączenia się z Centralnym Repozytorium Kas, wysłania danych, a także przyjmowania poleceń od Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Do tej pory korzystaliśmy z kas z kopią papierową, bądź elektroniczną. Kasa generowała pewne koszty związane z zakupem i eksploatacją, oraz trochę pracy, którą trzeba było poświęcić na jej obsługę, przegląd techniczny co 2 lata i ewentualnie, jak ostatnio, dostosowanie czegoś do zmieniających się przepisów. Teraz dojdzie do tego zapewnienie połączenia internetowego.

Wybór jest szeroki, można wpiąć kasę po prostu do naszej sieci LAN, WLAN czyli Wi-Fi, użyć Bluetooth lub GSM 3G/LTE na karty SIM. Dodatkowe koszty powstaną tylko jeśli zdecydujemy się zakupić nową kartę SIM dla kasy.

Jeśli korzystanie z kasy będzie mogło odbywać się na podobnych zasadach, jak teraz, czyli będziemy mogli kasę dobrowolnie włączać i wyłączać, nie ma się czego bać. Dodatkowo te modele kas mają też zalety.

Zalety kas on-line

Kasy on-line drukują paragony dla klientów oraz dodatkowo tworzą elektroniczną wersję paragonu, tzw. e-paragon, który można wysłać do klienta pocztą elektroniczną. Można to zrobić z komputera połączonego z kasą, są już też modele kas, które obsługują tę wysyłkę.

Wszystkie kasy online są dostosowane do pracy z urządzeniem lub aplikacją obsługującymi płatności kartą, można będzie zatem w dowolnej chwili skorzystać z tej opcji.

Oprogramowanie w kasie on-line może być aktualizowane przez internet, co prawdopodobnie umożliwi dostosowanie kasy do zmieniających się przepisów i przedłuży jej żywotność.

Wiele modeli kas umożliwia też zdalną kontrolę sprzedaży, co przyznaję nie za bardzo przyda się w kancelariach.

Wady kas on-line

Ze względu na konieczność łączenia się z CRK urządzenia te pracują znacznie krócej na baterii. Moją obecną kasę ładowałam co kilka miesięcy. Jej następczyni on-line pracuje na baterii 5h. Ale uwaga, mowa tutaj o 5 h intensywnej pracy czyli wydrukowaniu ok. 3000 paragonów. W praktyce kancelarii nie dochodzi raczej do takich sytuacji, zatem nie ma się czym martwić.

Trochę wyższa jest też cena kas on-line w porównaniu do tych zwykłych, co jednak jest rekompensowane przez odliczenie VAT przy zakupie i potencjalnie dłuższą żywotność urządzenia.

Czy kasa on line musi być cały czas włączona?

Nie udało mi się znaleźć odpowiedzi na to pytanie. Nie wiadomo czy będziemy mogli dowolnie włączać i wyłączać kasę jak dotąd, czy jednak będzie wymagane trzymanie jej w gotowości do komunikacji z CRK niezależnie od tego, czy planujemy w danym dniu sprzedaż dla osób fizycznych, czy nie.

Chodzi tu o interpretację art. 111a ust. 3 ustawy o VAT w połączeniu z § 17 rozporządzenia o kasach rejestrujących:

(art. 111a ust. 3) Kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:

1) przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;

2) przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:

a) związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,

b) obejmujących określenie:–sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,–sposobu pracy kasy rejestrującej,

c) zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.

§  17.  [Przesyłanie danych danych z kasy on-line do Centralnego Repozytorium Kas po uruchomieniu trybu fiskalnego]
1. Podatnik, po uruchomieniu trybu fiskalnego, jest obowiązany zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, zgodnie z harmonogramem przesyłania danych.
2. Automatycznemu przesyłaniu danych z kasy on-line do Centralnego Repozytorium Kas podlegają dokumenty fiskalne i niefiskalne oraz inne dane związane z używaniem kasy zapisane w pamięci chronionej od czasu poprzedniego automatycznego przesyłania danych.

Na razie nie ma oficjalnej interpretacji i nie wiadomo, czy kasa musi być cały czas włączona, czy nie. Kasa ma wysyłać dane co 2 godziny, ale co pół godziny sprawdzać, czy ten harmonogram nie uległ zmianie.

Wydaje się, że logicznym rozwiązaniem byłoby przyjęcie, że kasa musi być włączona na czas rejestracji sprzedaży i do 2 godzin po, a także podczas sporządzania raportów. W pozostałym czasie, jeśli nie ma zaległych danych do wysłania, może być wyłączona. W kontekście jednak zapisów o ciągłości podłączenia i co półgodzinnym sprawdzaniu harmonogramu, trudno ocenić, na czym ostatecznie stanie. Choć założenie, że kasa ma być włączona cały czas, albo np. w godzinach pracy kancelarii, jest dla mnie absurdalne. Co w sytuacji, kiedy pracujemy w terenie, a kasa stoi w biurze?

EDIT 15.08.2019: Dwie osoby z branży posiadające kasy on-line potwierdziły mi, że mają kasę on-line i zgodnie z instrukcjami serwisów kas, włączają ją tylko na czas sprzedaży.

Istnieje przepis, który umożliwia ustalenie z US zmianę harmonogramu wysyłania danych, ale tylko w przypadku „trwałego braku dostępu do repozytorium”. Mowa o sytuacji, gdy kasa stale pracuje w miejscu, gdzie nie ma internetu przewodowego ani zasięgu żadnej sieci GSM. Nie przewidziano w przepisach możliwości negocjacji harmonogramu pracy kasy z innego powodu niż stały brak internetu.

Zagadnienie zapewnienia kasie pożądanego przez ustawodawcę połączenia jest o tyle istotne, że zagrożone sankcją utraty zwolnienia przysługującego na zakup kasy.

Kasa on-line dla prawników w kancelarii ze znacznym udziałem obrotu dla osób fizycznych

Jeśli Twoja kancelaria ma lub planuje mieć sporo klientów indywidualnych, nie masz wyjścia, musisz kupić kasę on-line. Kiedy? Jeśli teraz zaczynasz, doradzam od razu zakup takiej kasy. Już masz kasę – wstrzymaj się z wymianą jak długo się da. O szczegółach niżej.

Pierwsza kasa w kancelarii

W sytuacji, kiedy nie masz jeszcze żadnej kasy fiskalnej, warto kupić od razu taką on-line. Dlatego, że tylko na kasę on-line przysługuje teraz odliczenie VAT związane z zakupem. Można odliczyć do 90% ceny netto, maksymalnie 700 zł.

Zakup w tej chwili urządzenia starego typu nie będzie prawdopodobnie opłacalny. Choć oczywiście mocno zależy to od tego, czy obecne terminy wprowadzenia obowiązkowych kas on-line dla naszej branży utrzymają się i jaki model kasy wybierzesz. Wybierając teraz kasę starego typu, tracisz ulgę i przy tym zakupie i przy wymianie.

Jaką kasę on-line kupić dla kancelarii?

Dopasowaną do potrzeb. Przed wyborem konkretnego modelu warto rozważyć sposób użytkowania kasy: czy będzie przenośnym narzędziem dla jednej osoby, czy też stanie w biurze.

Od tego zależy rozmiar kasy, który ma wpływ na jej cenę i wygodę użytkowania, a także wybór sposobu, w jaki kasa będzie łączyła się z internetem. Do wyboru są opcje GSM 3G/LTE na karty SIM, wykorzystujące Bluetooth, WLAN (Wi-Fi) i LAN czyli stałe łącze. Większość kas online ma łącze LAN, pozostałe można wybrać opcjonalnie, co wiąże się z dopłatą do podstawowej ceny kasy.

Kasa dla prawnika czy do biura?

Kasa może być przynależna do biura kancelarii i zostać zgłoszona np. przez spółkę, w której świadczy usługi kilka osób. W takim wypadku można wybrać większy model, bo są po prostu zazwyczaj tańsze, choć różnica nie jest obecnie duża. Wygodniejsza będzie też obsługa kasy, choćby ze względu na większe klawisze i możliwość ich indywidualnego przypisania do poszczególnych usług w niektórych modelach. Zwróćcie tylko uwagę na głośność kasy. Modele ciut większe, z segmentu tych do 1200 zł netto, są często głośne. Kasa ma pracować co najmniej 5 lat, warto dopłacić za cichą pracę. Tym bardziej, że przy pierwszym zakupie przysługuje spora ulga podatkowa, bo aż 700 zł na kasę.

Jeśli kasa ma służyć tylko jednej osobie, kierowałabym się raczej w stronę mniejszych modeli. Sprawdzą się także poza kancelarią, jeśli powstanie taka potrzeba.

Nie widzę też przeszkód, by „przyporządkować” jedną przenośną kasę do prawnika, który wykonuje swoje usługi w kilku miejscach. To rozwiązanie ma jednak swoje ograniczenia i przestaje się sprawdzać w chwili, gdy choć w jednym miejscu zatrudnimy kogoś do pomocy. Zazwyczaj powstaje wtedy też potrzeba inkasowania należności pod nieobecność prawnika z kasą. Jeśli taka możliwość wchodzi w grę, warto kupić kasę do każdego miejsca świadczenia usług lub dwie, stacjonarną i przenośną.

Odliczenie VAT przy zakupie pierwszej kasy

Ulga podatkowa na zakup kasy przysługuje na pierwszą kasę i każdą następną kupioną w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia rejestracji na pierwszej kasie. To pozwala wybrać jeden model, sprawdzić go, a potem na spokojnie wybrać następną, jeśli jest taka potrzeba.

Przegląd rynku, zakup kasy, polecane modele

Przeglądu dostępnych modeli kas można dokonać przez internet, kupić jednak warto w sprawdzonym serwisie, który będzie uczestniczył w fiskalizacji kasy (trzeba podać dane serwisanta), a potem dokonywał okresowych przeglądów. Ceny kas są sugerowane przez producentów i nie różnią się prawie wcale, niezależnie od miejsca zakupu.

Tu znajdziesz polecany przeze mnie model NOVITUS NANO ONLINE

Tu ciekawe modele Elzab z klawiaturą dotykową, dostępne w wielu kolorach (mnie się podobają różowe -:)

Ja w każdym przypadku wybrałabym kasę raczej przenośną (na wszelki wypadek:-)), w niewielkich rozmiarach. Te modele są dyskretne i ciche. No i raczej kasę, nie drukarkę fiskalną. Drukarki są droższe i związane z komputerem. Żeby z nich korzystać, trzeba uruchomić komputer i odpowiednie oprogramowanie. Zakup drukarki fiskalnej może mieć uzasadnienie tylko jeśli uda się ją zintegrować z systemem do zarządzania kancelarią.

Wkrótce w sprzedaży pojawią się kasy posiadające dotykowy ekran, Androida i funkcje jak tablet czy telefon.

Wymiana kasy na kasę on-line

Jeśli masz już kasę, moim zdaniem warto odczekać z wymianą prawie do końca terminu. Połączenia do CRK z pierwszych kas online ruszyły w maju, ale na razie stosowanie ich jest dobrowolne. 1 stycznia 2020 roku dołączy pierwsza grupa podatników, dla których będzie to obowiązkowe. Warto zobaczyć, jak to zadziała.

Nie można też wykluczyć, że zmienią się przepisy, albo termin zostanie przedłużony. Przewidziano to w ustawie o VAT w art. 145b ust.4: Terminy mogą zostać przedłużone w przypadku niewystarczających możliwości techniczno-organizacyjnych przesyłania danych między kasami rejestrującymi a Centralnym Repozytorium Kas.

Kasy on-line są w sprzedaży dopiero od maja 2019. Z czasem pojawią się nowe, doskonalsze modele, prawdopodobnie też kasy online z czasem stanieją.

Kasy wirtualne

Ciekawe informacje zawarte są też w art. 111b ust. 1 w zw. z ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT. Przewidziano w nich podstawy do utworzenia kas wirtualnych. Ministerstwo Finansów już pracuje nad projektem rozporządzenia, które ma wejść w życie 1.01.2020. Prawdopodobnie krótko po tym terminie będzie można skorzystać z wirtualnej kasy na telefonie lub tablecie i nie kupować w tym celu osobnego urządzenia.

Odliczenie VAT przy obowiązkowej wymianie kasy fiskalnej na model on-line

Przy wymianie kasy będzie przysługiwało odliczenie VAT w wysokości do 90% ceny i limitu kwotowego 700 zł, nawet jeśli już wcześniej skorzystałeś z odliczenia przy zakupie. Nie ma znaczenia, czy od poprzedniego zakupu upłynęło już 3 lata, czy nie. Ważne jest tylko, że poprzednia kasa została kupiona przed 01.05.2019 r. Można będzie skorzystać z ulgi na tyle kas, ile używa się obecnie.

Warto tylko dopilnować, by nie zapomnieć o sprawie i zmieścić się w terminie do 1. 01.2021 r (jeśli nie zostanie wydłużony), bo inaczej nici z odliczenia. Więcej o odliczeniach można znaleźć w objaśnieniach podatkowych Ministerstwa Finansów.

Kasa fiskalna on-line w kancelariach z małą sprzedażą dla osób fizycznych

Jeśli Twoja kasa głównie leży i pokrywa się kurzem, warto rozważyć, czy opłaca się ją mieć, a tym bardziej kupować nową. Może rozwiązaniem okażą się tu kasy wirtualne.

Istnieje możliwość likwidacji kasy. Jeśli minęło już 3 lata od zakupu kasy i skorzystania z ulgi, można to zrobić bez konieczności zwrotu ulgi.

Po likwidacji kasy trzeba zaprzestać wykonywania usług dla osób fizycznych, chyba że na odległość i z zapłatą przelewem. Szerzej o tym pisałam na początku artykułu.

To tyle na dziś, serdecznie zapraszam do komentowania. Jeśli nie chcesz przegapić nowości, zapisz się do newslettera.

Bądź na bieżąco

Zapisz się do newslettera.

free newsletter templates powered by FreshMail
 

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się na newsletter i bądź na bieżąco!

free newsletter templates powered by FreshMail