Znalazłam na Facebooku ciekawy profil Księgowość dla prawników i pomyślałam, że autor postów na tym profilu będzie interesującym gościem na moim blogu. Zapraszam do rozmowy o Księgowości dla prawników i o obowiązkach podatkowych (także tych nowych) autora wpisów, doradcę podatkowego Grzegorza Gębka.

Katarzyna Solga: Dzień dobry.

Księgowość dla prawników: Dzień dobry, dziękuję za zaproszenie.

Katarzyna Solga: Początek roku przyniósł nam trochę zmian, płacimy ZUS na nowe, indywidualne konto i wysyłamy JPK. Czy są jakieś inne zmiany, o których powinien wiedzieć każdy prawnik?

Księgowość dla prawników: To prawda. Standardowo styczeń każdego roku to zmiany, zmiany i jeszcze raz zmiany. Nie jest inaczej także obecnie. Co więcej, w ciągu ostatnich dwóch lat tempo wprowadzania nowych przepisów podatkowych, dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej, czy ubezpieczeń społecznych, jest naprawdę duże. Tak duże, że niekiedy nawet osobom zawodowo zajmującym się podatkami, księgowością, czy kadrami, ciężko jest nadążyć za każdą nowelizacją. Pomyślmy więc jaką możliwość ich poznania ma polski przedsiębiorca, który w ich otoczeniu funkcjonuje…

Od stycznia płacimy wyższy ZUS i to na przypisane indywidualnie rachunki. Z naszej perspektywy zmiany w tym zakresie – pomimo innego przekazu przedstawianego przedsiębiorcom – wcale nie są korzystne. Z kolei już dziś mija termin dla wszystkich podatników VAT na złożenie (po raz pierwszy) Jednolitego Pliku Kontrolnego. Tuż za rogiem tzw. Konstytucja dla biznesu i związane z tym ułatwienia. Do tego dochodzą jeszcze zmiany w ustawach podatkowych, które weszły w życie z początkiem roku (np. brak możliwości amortyzacji darowanego majątku); niejednolite (niestety) interpretacje przepisów prawa podatkowego. Kwitując: dzieje się.

Katarzyna Solga: Czy prawnicy radzą sobie z nowymi obowiązkami nakładanymi na nich jako osoby prowadzące działalność? Czy powinni na coś zwrócić szczególną uwagę?

Księgowość dla prawników: Oczywiście, że sobie radzą. W sumie nie mają innego wyjścia:-) Na pewno pomaga im to, że wiedzą jak czytać przepisy, co często dla przedsiębiorcy bez kierunkowego wykształcenia jest w zasadzie niemożliwe. Z naszej perspektywy nowe przepisy nie skomplikują życia prawnikom. Nie powinni się więc zupełnie ich obawiać.

Katarzyna Solga: Czasem jest tak, że szewc bez butów chodzi. Napiszmy bardziej szczegółowo o zmianach. Co z tymi planowanymi na 1 marca 2018 r.? Czy prawnik będzie mógł prowadzić działalność nieewidencjonowaną?

Księgowość dla prawników: Przy obecnym kształcie projektu, który procedowany jest w parlamencie, nie będzie to raczej możliwe. Nie sądzę także, aby przychód prawnika (nawet początkującego) w skali miesiąca wynosił nieco ponad 1000 zł. Nie będzie to zatem rozwiązanie dla tej grupy zawodowej.

Katarzyna Solga: Ja sądzę, że będzie to przydatna opcja, choćby dla osób które pracują na etacie, dorabiają do pensji i próbują zbudować sobie portfolio klientów. Zobaczymy, jak będzie ostatecznie, bo obawiam się, że możemy zostać po prostu wykluczeni jako grupa zawodowa, podobnie jak ze zwolnienia z VAT. A ZUS, czy 6-cio miesięczna ulgą na ZUS, będzie dostępna też dla prawników?

Księgowość dla prawników: Zgodnie z obecnym kształtem projektu, planowana ulga obejmie także prawników rozpoczynających prowadzenie działalności. Pamiętajmy jednak, że tyczy się ona wyłącznie składki na ubezpieczenia społeczne, której nie trzeba będzie opłacać przez pierwsze 6 miesięcy działalności. Po tym okresie dalej będzie można korzystać z 24 miesięcznego tzw. małego ZUS. Przy tym pamiętajmy, że rozpoczynając działalność nie 1. dnia miesiąca, a w którymś kolejnym, możemy skorzystać faktycznie z 25 miesięcy małego ZUS.

Katarzyna Solga: O, to przydatna informacja, każdy miesiąc ulgi jest cenny.  Przechodząc do tematów bardziej ogólnych, skąd pomysł na Księgowość dla prawników, czym różni się księgowość dla kancelarii prawnej, od księgowości dla innej firmy?

Księgowość dla prawników: Z wykształcenia jestem prawnikiem. Po uzyskaniu tytułu zawodowego wielu znajomych zwracało się do mnie z prośbami, abym polecił im kogoś do obsługi księgowej. Szukali niedrogiej (jako nowi przedsiębiorcy) i solidnej usługi. Tym samym próbując im pomóc byłem, zmuszony zainteresować się rynkiem księgowości. Przez to poznałem jak on funkcjonuje. Po jakimś czasie kolejni znajomi zaczęli namawiać mnie (jak widać dość skutecznie) do prowadzenia ich księgowości – głównie dlatego, aby mieć kogoś zaufanego, komu mogą powierzyć sprawy finansowe. Tak się to zaczęło. Była wówczas druga połowa 2014 r. Na koniec 2014 r. obsługiwaliśmy kilku prawników. Obecnie grupa ta liczy prawie 70 podmiotów z różnych miast, a naszą ambicją na najbliższy okres jest rozwinięcie bazy Klientów z całej Polski.

Katarzyna Solga: Wow, gratuluję! 70-ciu branżowych klientów to naprawdę dużo. Co przyciągnęło tylu klientów, czy coś wyróżnia Wasze usługi spośród konkurencji?

Księgowość dla prawników: Przede wszystkim trzeba rozumieć w jaki sposób funkcjonuje Klient i w jakich realiach gospodarczych działa. Nam jest o tyle łatwiej, że zarówno ja jak i inny pracownicy biura są prawnikami. Po drugie to specjalizacja. Wiadomo, każdą branżę wyróżniają niuanse, także te podatkowe.  Po trzecie podchodzimy indywidualnie do Klientów (np. staramy się pilnować czy dostarczają nam wszystkie dokumenty cykliczne, nawet jeśli sami o tym zapominają, tak aby przez przeoczenia nie byli stratni). Po czwarte nasi Klienci mogą liczyć na podatkowy feedback zarówno w odniesieniu do swoich rozliczeń (optymalizacji), jak i w odniesieniu do spraw, które prowadzą w ramach swoich kancelarii. No i w końcu stała cena (dla nowych prawników wynosi tylko 99 zł netto/m-c  miesięcznie; dla innych 149 zł netto/m-c) oraz jasne zasady współpracy.

Katarzyna Solga: Muszę przyznać, że dla mnie cenne byłoby to przypominanie o dostarczeniu dokumentów, jeśli czegoś zapomnę. Moja księgowość tego nie oferuje. Nawet w przypadku cyklicznych faktur, które dostarczam co miesiąc, jak faktury za Lexa, czy telefony. Jeśli jednak nie potrzebujemy takich przypomnień, warto prowadzić księgowość samodzielnie? W obecnym realiach gospodarczych nawet nieduży wydatek na biuro księgowe może wydawać się zbędny dla młodego prawnika.

Księgowość dla prawników: Oczywiście, że po pierwsze możliwe, po drugie zupełnie legalne jest samodzielne prowadzenie swoich rozliczeń. Zresztą tak samo jak (teoretycznie) każdy obywatel może samodzielnie prowadzić swoje sprawy w sądzie, czy leczyć się bez udziału lekarza. Korzysta się jednak z usług specjalistów. Dlaczego? Przede wszystkim delegujemy zadania, które zajmują nam (relatywnie) sporo czasu, a i tak nie jesteśmy pewni, czy wykonaliśmy je prawidłowo. Zaoszczędzony tu czas można poświęcić na rozwój i tym samym zwiększanie przychodów kancelarii. Z naszego doświadczenia jednoznacznie wynika, że samodzielne prowadzenie księgowości nie jest dobrym rozwiązaniem. Mieliśmy wiele przypadków, w których przedsiębiorca po prostu tracił – np. nie rozliczył wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności; czy wydatków finansowanych dotacją na rozpoczęcie działalności gospodarczej uzyskanej z powiatowego urzędu pracy. W końcu nie można nie docenić ubezpieczenia od świadczonych usług, do posiadania których zobowiązany jest podmiot zawodowo prowadzący księgowość. W przypadku ewentualnych błędów w rozliczeniach podatkowych, prawnik (i jego działalność) nie zostanie nimi obciążony.

Katarzyna Solga: Kwestia ubezpieczenia jest kusząca, bo o błędy nietrudno. Jakie najczęściej problemy zdarzają się przy rozliczeniach księgowych i podatkowych działalności prawników?

Księgowość dla prawników: Wbrew pozorom problemów jest sporo. Co gorsza wątpliwości pogłębiają się wskutek niejednolitych stanowisk i sądów administracyjnych i organów podatkowych. Przykłady? Proszę bardzo. Opłaty skarbowe i sądowe ponoszone w imieniu i na rzecz Klienta. Nie ma obecnie jasnej odpowiedzi z MF w jaki sposób podatkowo traktować takie wydatki, a przecież kwestie te są obecne u każdego prawnika. Wątpliwości rodzi to, czy wydatki na opłaty mogą stanowić koszty działalności, czy są neutralne podatkowo. W naszej praktyce traktujemy takie wydatki w dwojaki sposób. Mianowicie, jeśli prawnik umawia się z Klientem, że ustalona cena za usługi zawiera wszystkie dodatkowe koszty procesu (np. wpis), opłaty w sprawie, itd.; wydatki, które ponosi prawnik stanowią koszty jego działalności i są księgowane. Jeśli zaś prawnik otrzymuje od swojego zleceniodawcy kwoty na dokonanie opłat (wiadomo, prawnikowi jest łatwiej: wie do jakiego organu, jak zatytułować, jakie są terminy, etc.) wpływy z tego tytułu, jak i wydatki z tym związane są neutralne podatkowo i nie są ujmowane w ramach podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Kolejna sprawa. Jak traktować środki wpłacane na konta prawników np. z tytułu zawartych (w imieniu zleceniodawców) ugód; egzekucji; depozytów, etc?. Czy jest to przychód? Przychodem jest wyłącznie kwota stanowiąca wynagrodzenie prawnika. Jeśli natomiast trafiają do niego środki będące w zasadzie własnością zleceniodawcy, nie jest to zdarzenie skutkujące powstaniem przychodu.

Następny temat dość lekceważony, to zlecanie aplikantom/młodym prawnikom (działającym samodzielnie, tj. bez pośrednictwa innych kancelarii oraz nieprowadzących działalności gospodarczej) usług zastępstwa procesowego, wykonywania fotokopii, etc. Często działa to na zasadzie tzw. „zwrotu kosztów”. Pamiętajmy jednak, że zlecając wykonywanie takiej usługi osobie nieprowadzącej działalności gospodarczej, formalnie zawieramy umowę zlecenia i stajemy się płatnikami, podatku dochodowego i składek na ZUS od wynagrodzenia takiej osoby. Zaniechanie tych obowiązków, to strzał w stopę dla zlecającego wykonanie usługi – to na nim ciążą wszystkie niedociągnięcia w tym zakresie.

Na koniec można wymienić problem wydatków na aplikację, które zgodnie z obecnym orzecznictwem sądowym nie mogą być uznane za koszty działalności przyszłego prawnika. Mamy nadzieję, że niekorzystna dla prawników linia orzecznicza ulegnie zmianie, tym bardziej że (tak przynajmniej wynika z istniejących uzasadnień sądów) prawdopodobnie są jeszcze argumenty i okoliczności, które nie były brane pod uwagę w dotychczasowych orzeczeniach.

Na szczęście jest też jakiś pozytyw. Ostatnio liberalizuje się podejście organów do wydatków na dokształcanie się prawników (np. studia doktoranckie; języki obce; kursy; szkolenia). W naszej opinii, jeśli wydatek na dokształcanie się można powiązać z zakresem działalności (a u prawników także widoczna jest coraz większa specjalizacja, więc kierunki studiów i kursy mogą na pierwszy rzut oka być naprawdę egzotyczne, kiedy zestawimy ją z wprost z usługą prawną) i może on racjonalnie przyczynić się do wykonywania usług prawniczych, może stanowić koszt podatkowy.

Katarzyna Solga: Tak, zgadzam się, w tej pracy różne dziedziny wiedzy pomagają powiększyć swój rynek, dobrze że organy podatkowe też to dostrzegły. Czy powinniśmy wspomnieć jeszcze o jakiś innych aspektach księgowo podatkowych, na które powinien zwrócić prawnik prowadzący działalność?

Księgowość dla prawników: Prawnik też człowiek. A tak na poważnie, oprócz prowadzenia działalności prawniczej często osoby te podejmują także inne aktywności gospodarcze. Trzeba jednak pamiętać, że w naszym systemie podatkowym najczęściej takie działania traktowane są w większości wypadków także jako działalność gospodarcza i wpływają na jej rozliczenia (często wprowadzając komplikacje) podatkowe. Przykładowo prawnik wynajmujący nawet prywatne mieszkanie (lokal), także z tego tytułu jest podatnikiem VAT, co nie jest obojętne dla jego księgowości. Sprzedaż majątku nawet wycofanego z działalności może też rodzić skutki na gruncie działalności.

Zachęcam do odwiedzin naszego facebookowego profilu, zamieszczamy tam regularnie informacje przydatne do rozliczeń podatkowych prawników. Można tam zadawać nam także pytania, dzielić się doświadczeniem. Zapraszam.

Katarzyna Solga: Bardzo dziękuję za wywiad, do niektórych kwestii będę chciała jeszcze dodatkowo powrócić, w odrębnych postach, na przykład do kwestii księgowania opłat. Ciekawi mnie też, jak chcecie pozyskiwać klientów z całej polski, jak będzie wyglądał przepływ dokumentów itp. O te sprawy wypytam następnym razem. Na dziś dowiedziałam się jednak naprawdę dużo, bardzo dziękuję.