Pocztę w kancelarii prawnej odbieramy i wysyłamy wszyscy, choć pewnie większość nie samodzielnie. Dzisiaj będzie o sprawnej obsłudze poczty wychodzącej.

To jest artykuł dla Ciebie, jeśli osobiście wysyłasz pocztę w kancelarii lub chcesz usprawnić pracę swojego sekretariatu. Jeśli Cię to nie dotyczy, pokaż proszę ten artykuł odpowiedzialnej za to osobie:-)

Na początku pracy z pocztą, każdy pewnie zaczyna od ręcznego adresowania kopert i wypisywania małych kwitków potwierdzenia nadania. Następne etapy są już różne, ciągle spotykam na poczcie osoby ze sporą ilością ręcznie adresowanych listów i papierową książką nadawczą, a nawet plikiem małych druczków. A można sprawniej.

Polecam Wam korzystanie z Elektronicznego Nadawcy.  Wymaga to podpisania umowy z pocztą, ale to jest proste i dostępne dla każdej kancelarii. Ja swoją umowę podpisywałam wiele lat temu z przedstawicielem handlowym Poczty, który przyjechał do kancelarii.

Umowa nie nakłada żadnych zbędnych obowiązków, nie ma minimalnych ilości wysyłanej korespondencji czy stałych opłat. Wysyłasz tyle ile potrzebujesz. Płacisz tylko za to, co wysłałeś, po standardowych cenach. Można też płacić nieco mniej, ale to wymaga już większego poziomu obrotów.

Umowa z pocztą wiele ułatwia: znika konieczność posiadania i klejenia znaczków, drobne płatności za przesyłki i zwroty. Zamiast tego jedna faktura miesięcznie, płatna przelewem w dogodnym terminie.

Każda Twoja wizyta na poczcie będzie też krótsza. Na kopercie i książce nadawczej są już numery przesyłek, tzw. R-ki, więc Pani w okienku nic nie klei i nie opisuje. W większych urzędach pocztowych do obsługi podmiotów z umową wyznaczone jest odrębne okienko, z dużo mniejszą kolejką. Masz też gwarancję, że osoby z kolejki przed Tobą nie będą płacić 5 rachunków czy nadawać mnóstwa paczek, co trwa wieki.

Największą korzyścią jest jednak dostęp do Elektronicznego Nadawcy.

Umowę z pocztą mamy od lat, wcześniej jednak korzystaliśmy z papierowych książek pocztowych, a potem z książki pocztowej w Excelu. I bardzo żałuję, że nie zdecydowałam się na Elektronicznego Nadawcę wcześniej, bo znacznie przyśpiesza i porządkuje pracę.

Jak zacząć? Jeżeli masz już umowę z pocztą, wystarczy założyć konto w portalu. Jeżeli nie, zacznij od wypełnienia formularza.

Jakie są korzyści z pracy w Elektronicznym Nadawcy?

Wprowadzasz dane adresata przesyłki raz i drukujesz kopertę lub naklejki adresowe, a także pocztową książkę nadawczą. Żadnego kopiowania, a już tym bardziej ręcznego wypełniania kwitków. Do wyboru są różne formaty kopert i różne rozmiary naklejek adresowych.

Podkreślam, że każdy adres wprowadzasz do systemu tylko raz, gdy po raz pierwszy wysyłasz korespondencję do danego podmiotu. Adresy zapisują się w bazie i przy następnej przesyłce, już po wpisaniu pierwszych liter, adres podpowie się automatycznie. Można też wybrać adres z książki adresowej, ale wpisywanie działa szybciej. W kancelarii to jest bardzo przydatne rozwiązanie. Często wysyłamy przecież korespondencję na powtarzające się adresy.

W systemie masz bazę wysłanej korespondencji, możesz podejrzeć na szybko, czy już została doręczona i wydrukować potwierdzenie nadania, odebrania lub aktualny status doręczenia przesyłki. Przykład potwierdzenia nadania konkretnej przesyłki z naszej kancelarii możesz podejrzeć tutaj. Dostępnych raportów jest dużo więcej.

Jak to działa w praktyce?

Po wprowadzeniu wszystkich przesyłek w danym dniu zamykasz zbiór i drukujesz książkę nadawczą. Przesyłasz zbiór elektronicznie do wybranej placówki pocztowej i zanosisz tam listy. Na naszej poczcie razem z listami zanosimy też dwa egzemplarze wydrukowanej książki nadawczej, które są podbijane w okienku po oddaniu listów. Jeden egzemplarz jest dla poczty, drugi dla nas.

Co w sytuacji, kiedy trzeba na poczcie dołączyć do listu do sądu potwierdzenie nadania przesyłki stronie przeciwnej? Na szczęście takich sytuacji jest już coraz mniej, ale jeszcze się zdarzają. W takim wypadku list do pełnomocnika strony przeciwnej przekazuję na pocztę w osobnym zbiorze i mam wydrukowaną książkę nadawczą tylko dla tej przesyłki. Po oddaniu listu do pełnomocnika, wydruk książki z pieczątką załączam do listu do sądu i dopiero wtedy nadaję tę przesyłkę. Przed dołączeniem takiego potwierdzenia do nadawanego listu, ja zwykle robię zdjęcie. Ale to bardziej przyzwyczajenie, niż potrzeba. W systemie mogę zawsze wygenerować dla każdej przesyłki odrębne potwierdzenie nadania, a także książkę nadawczą zawierającą numer nadania każdej przesyłki. Dokumenty są opisane jako dokumenty elektroniczne wygenerowane z systemu Poczty Polskiej, więc chyba obronią się i przed Sądem.

Uprzedzam jednak, że ostatnio, w innym urzędzie pocztowym, spotkałam się z odmową podbicia jakiegokolwiek kwitka dla nas. Pani zatrzymała jeden dla siebie i oznajmiła, że mam w systemie potwierdzenia elektroniczne i nie może wydać drugiego. Ma to sens. Jeżeli w Twojej kancelarii nadal często załącza się do pism potwierdzenia nadania, wybierz się na swoją pocztę i dopytaj, jak to wygląda u Ciebie.

System Elektroniczny Nadawca ma dużo więcej funkcji, można wysyłać paczki, pocztex, przesyłki pobraniowe, zintegrować system ze sklepem internetowym bądź Allegro. Nie będę jednak o tym pisać, bo nie są to rozwiązania często potrzebne w kancelariach.

Moim zdaniem Elektroniczny nadawca ma tylko jedną wadę: koperty drukowane z systemu mają tylko prosty nadruk danych nadawcy, nie można dodać logo. Da się jednak obejść ten problem. Można wyłączyć drukowanie danych nadawcy i drukować na wcześniej przygotowanych kopertach z  wydrukowanym logo. Można też stawiać swoją pieczątkę.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Umowa wyznacza konkretne placówki pocztowe. Warto wybrać nie tylko najczęściej odwiedzany urząd, ale też ten z najdłuższymi godzinami otwarcia w naszej okolicy. Po wprowadzeniu przesyłek do systemu wybiera się konkretny urząd, do którego zaniesiemy przesyłki w danym dniu.

Warto też wiedzieć, że dane w systemie są dostępne tylko rok. Dlatego trzeba drukować książkę nadawczą lub zapisywać na kancelaryjnym dysku.

Nie chcesz umowy z pocztą, ani Elektronicznego Nadawcy? Może w takim razie spodobają Ci się inne rozwiązania?

Jeśli chodzi o adresowanie kopert, ja przerobiłam następujące opcje:

Wzór koperty w edytorze tekstu

W tym wariancie przygotowujemy sobie wzór lub wzory kopert w edytorze tekstu, wklejając logo, adres odbiorcy i ewentualnie oznaczenia przesyłki, jak „priorytet”, „potwierdzenie odbioru”. Oszczędzasz czas na ręcznym wypisaniu kopert i przyklejaniu niezbędnych oznaczeń. Możesz zawrzeć umowę z Pocztą Polską i zamiast znaczków umieszczać informację „Opłata pobrana, Umowa z Pocztą Polską SA ID………”. O korzyściach z umowy z pocztą pisałam już wyżej.

Większość drukarek nie obsługuje drukowania kopert A4, więc to rozwiązanie jest dobre, jeśli najczęściej używamy formatu C5 lub C6. Trzeba też pamiętać, żeby kupować koperty bez paska chroniącego klej. Takie paski odklejają się i blokują drukarkę. Na początku bałam się, że koperty z odkrytą częścią z klejem też będą blokować się i brudzić drukarkę, ale nigdy nie miałam z tym problemu w praktyce.

Naklejki adresowe

Kupujesz naklejki w wybranym formacie, tworzysz wzór-formatkę do wydruku i drukujesz. Producenci naklejek często udostępniają bezpłatne narzędzia do tworzenia formatek, funkcja etykiet dostępna jest też w Wordzie. Nie jest to zresztą trudne, by podzielić kartkę na żądaną ilość rubryczek o określonym wymiarze 🙂 Naklejki są dostępne w arkuszach po 10-20 sztuk, więc jest to wygodne przy większej ilości wysyłanej korespondencji. Można też wykorzystać tylko kilka pól z arkusza, wedle potrzeb.

Drukowanie kopert sprawdza się, jeśli nie wysyłasz dużo listów. Przy większych ilościach lub większych gabarytach przesyłek, lepszy jest wydruk na naklejkach adresowych. Warto też wspomnieć, że oba rozwiązania mogą wspierać marketing kancelarii. Własne koperty i naklejki warto spersonalizować, dodać logo, dane kontaktowe, okresowo świąteczne nadruki i życzenia.

Ja korzystam też ze specjalnie przygotowanych zestawów kopert lub naklejek. W tej chwili przede wszystkim do przesyłek wysłanych jako nierejestrowane. Mam na przykład plik, w którym zebrałam wszystkie koperty potrzebne przy comiesięcznym wysyłaniu faktur, wysyłaniu kartek świątecznych i podobnych materiałów. Każda koperta jako odrębna strona w pliku. Otwieram plik, ewentualnie nanoszę poprawki i fru, jednym kliknięciem drukuję całość kopert potrzebnych do danej wysyłki.

Mój wzór koperty C5 możecie pobrać tutaj.

Dopasowanie wzoru swoich pism do kopert z okienkiem

Wygodne rozwiązanie. Fajny opis i wzór znalazłam ostatnio na blogu Sprawny Prawnik, więc już nie będę się rozpisywać. Dla mnie Elektroniczny Nadawca wciąż jest lepszy, bo wszechstronny. Zadziała bez problemu także przy pismach wnoszonych za pośrednictwem i kierowanych do strony przeciwnej.

Po zaadresowaniu koperty pozostaje jeszcze przygotowanie druku potwierdzenia nadania lub wypełnienie, ręcznie bądź w komputerze, pocztowej książki nadawczej.

Papierowa, wypełniana ręcznie, książka nadawcza

Szczerze mówiąc nie znajduję żadnych zalet tego rozwiązania i naprawdę nie pojmuję, dlaczego robiliśmy to w kancelarii kilka lat.

Książka nadawcza w arkuszu kalkulacyjnym

Rozwiązanie znacznie lepsze niż papier. Po pierwsze, działa kopiuj-wklej, po drugie w jednym pliku można mieć książkę i bazę adresów. Rozwiązanie zacofane w stosunku do Elektronicznego Nadawcy, bo oprócz książki trzeba jeszcze osobno zająć się kopertą, ale zdecydowanie lepsze niż papierowa książka. Jeśli jeszcze korzystasz z papieru, pobierz wzór książki w Excelu.

Istnieje też możliwość generowania książki w internecie, np. na stronie Poczty Polskiej. Nie jest to jednak wygodne rozwiązanie. Dane każdorazowo trzeba wypełniać od nowa.

Mały druczek potwierdzenia nadania

Nie wyobrażam sobie korzystania z druczków dla kancelaryjnej poczty. Prędzej czy później coś się zgubi. Natomiast druczek może się przydać, jeśli wysyłamy pismo za Klienta, lub chcemy aby to Klient wysłał pismo. Można wtedy przygotować potwierdzenie, a nawet kopertę i wysłać do Klienta razem z pismem. Unikniemy pomyłek.

W internecie jest mnóstwo możliwości generowania małych potwierdzeń nadania, nie wydaje mi się jednak, żeby były odpowiednie dla kancelarii. Ja polecam skorzystać ze strony Poczty Polskiej (przynajmniej dane lecą pod ssl) albo zajrzeć na wcześniej już polecany blog Sprawny Prawnik i pobrać darmowy wzór potwierdzenia nadania do wydruku z komputera.

Opłaty pocztowe

Jak już pisałam wyżej, umowa z pocztą niweluje problem znaczków, drobnych opłat wnoszonych na poczcie i opłat za zwroty. Jeśli jednak nadal używasz znaczków, możesz je kupić przez internet. To wygodne rozwiązanie. Są to znaczki beznominałowe, na określony typ przesyłki. Ja kupuję zwykle więcej, szczególnie przed zapowiadaną podwyżką cen:-)

A Ty, jakie masz sprawdzone sposoby na wysyłanie poczty?

Czekam na Wasze komentarze.

I jeszcze raz polecam Elektronicznego Nadawcę, informując przy okazji, że artykuł nie jest sponsorowany.