Kasa fiskalna w kancelarii prawnej

Od 2015 roku świadczenie usług prawniczych lub doradztwa podatkowego dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej wiąże się nierozerwalnie ze stosowaniem kasy fiskalnej.

Kasę trzeba zainstalować do 1 marca 2015 lub po upływie dwóch miesięcy od miesiąca, w którym rozpoczniemy świadczenie takich usług.

Nie ma zwolnień, nie ma wyjątków. Uniknąć kasy można tylko na dwa sposoby: świadczyć usługi tylko dla firm lub zostać notariuszem:-)

Ciekawa jestem, ilu z Was właśnie dzisiaj zmaga się z tym tematem, bo czasu już mało.:-) Trochę spóźniłam się z tym wpisem,  mam jednak nadzieję, że przyda się osobom rozpoczynającym praktykę.

Jaka kasa dla kancelarii prawnej?

Polecam zdecydowanie modele z elektroniczną kopią. Papierowa kopia to konieczność archiwizacji rolek przez 5 pełnych lat. Łatwiej zabezpieczyć i przechować kartę SD. Tym bardziej, że najczęściej będzie sobie spokojnie spoczywać w kasie bez konieczności wymiany.

Przed wyborem konkretnego modelu warto rozważyć sposób użytkowania kasy: czy będzie przenośnym narzędziem dla jednej osoby, czy też stanie w biurze. Od tego zależy rozmiar kasy, który ma wpływ na jej cenę i wygodę użytkowania.

Kasa może być przynależna do biura kancelarii i zostać zgłoszona np. przez spółkę, w której świadczy usługi kilka osób. W takim wypadku można wybrać większy model, bo są po prostu zazwyczaj tańsze. Wygodniejsza będzie też obsługa kasy, choćby ze względu na większe klawisze i możliwość ich indywidualnego przypisania do poszczególnych usług w niektórych modelach. Zwróćcie tylko uwagę na głośność kasy. Modele ciut większe, z segmentu tych do 1000 zł, są często głośne. Kasa ma pracować co najmniej 5 lat, warto dopłacić za cichą pracę. Tym bardziej, że przy pierwszym zakupie przysługuje spora ulga podatkowa, bo aż 700 zł na kasę.

Jeśli kasa ma służyć tylko jednej osobie, kierowałabym się raczej w stronę mniejszych modeli. Sprawdzą się także poza kancelarią, jeśli powstanie taka potrzeba.

Nie widzę też przeszkód, by „przyporządkować” jedną przenośną kasę do prawnika, który wykonuje swoje usługi w kilku miejscach. To rozwiązanie ma jednak swoje ograniczenia i przestaje się sprawdzać w chwili, gdy choć w jednym miejscu zatrudnimy kogoś do pomocy. Zazwyczaj powstaje wtedy też potrzeba inkasowania należności pod nieobecność prawnika z kasą. Jeśli taka możliwość wchodzi w grę, warto kupić od razu kasę do każdego miejsca świadczenia usług lub dwie, stacjonarną i przenośną. Ulga podatkowa na zakup kasy przysługuje tylko przy rozpoczęciu ewidencjonowania za pomocą kasy, na tyle urządzeń, ile zgłosimy na ten moment. Każdy następny zakup finansujemy już z własnej kieszeni.

Ja w każdym przypadku wybrałabym kasę raczej przenośną (na wszelki wypadek:-)), w niewielkich rozmiarach i z elektroniczną kopią. Są dyskretne i ciche. No i raczej kasę, nie drukarkę fiskalną. Drukarki są droższe i związane z komputerem. Żeby z nich korzystać, trzeba uruchomić komputer i odpowiednie oprogramowanie. Zakup drukarki fiskalnej może mieć uzasadnienie tylko jeśli uda się ją zintegrować z systemem do zarządzania kancelarią.

Inne ważne funkcje kasy dla prawnika:

  • Możliwość sprzedaży z otwartą ceną tzn. każdorazowego podawania ceny dla usługi, dla uniknięcia mnożenia usług w bazie.
  • Przypomnienie o konieczności wydrukowania raportu dobowego przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym dniu. To super ważna funkcja szczególnie w kancelariach o małym udziale usług dla klientów indywidualnych. Bardzo łatwo zapomnieć o wydrukowaniu raportu dziennego, jeśli rzadko używamy kasy.
  • Przypomnienie o raporcie miesięcznym – to już ewentualnie można odpuścić, czas mamy do 25 dnia następnego miesiąca, więc księgowa zdąży upomnieć się o raport kilka razy. Ale funkcja przydatna i wygodna.
  • Klawisze funkcyjne ułatwiające drukowanie raportów (wydruk raportu po naciśnięciu jednego przycisku).
  • W przypadku kasy przenośnej możliwość zakupu futerału ochronnego. Niektóre modele mają nawet skórzane etui, bardzo eleganckie i dyskretne.

Jak wygląda procedura wdrożenia kasy w kancelarii, która rozpoczyna ewidencję i chce skorzystać z ulgi na zakup kasy?

Kupujemy kasę, zachowując dowód zakupu i dowód zapłaty. Po zakupie kasa działa jeszcze w trybie niefiskalnym, więc to jest dobry czas na ćwiczenia.  Szkolenie w zakresie obsługi i pomoc we wprowadzeniu danych do kasy zapewnia każdy dobry serwis kas. Jeśli rzadko wykonujesz usługi objęte obowiązkiem rejestracji, zrób notatki z tego szkolenia, przydadzą się na pewno :-).

  1. Informujemy naczelnika właściwego urzędu skarbowego o zamiarze instalacji kas, ich ilości, planowanym miejscu instalacji i dacie rozpoczęcia ewidencji co najmniej dzień przed tą datą (Wzór pisma stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących z dnia 14.03.2013, Dz.U.2013.363).

Jeśli kupujesz tylko jedną kasę, tę informacje możesz zastąpić od razu zgłoszeniem danych kasy (patrz pkt 3). Trzeba wtedy wysłać zgłoszenie przed terminem obowiązkowego rozpoczęcia ewidencjonowania.

  1. Zgłaszamy do serwisu chęć fiskalizacji kasy, co najmniej 5 dni przed planowanym terminem. Serwis dokonuje fiskalizacji kasy, co potwierdza wpisem do książki kasy.
  2. Zgłaszamydo US w terminie 7 dni od fiskalizacji dane dotyczące kasy lub kas. (Wzór pisma w zał. 2 do ww. rozporządzenia w sprawie kas.)
  3. Rozpoczynamy ewidencję w terminie.  To oznacza, że 1 marca 2015 należy mieć już zafiskalizowaną kasę i czekać na klientów.
  4. Nanosimy w trwały sposób na obudowę kasy numer ewidencyjny otrzymany z US (np. markerem niezmywalnym) . Na pismo z US czeka się kilka dni.
  5. Opłacamy fakturę za kasę w całości przed terminem złożenia najbliższej deklaracji Vat, w przeciwnym wypadku trzeba będzie odłożyć odliczenie na następny okres.
  6. Dokonujemy odliczenia 90% ceny netto kasy, nie więcej niż 700 zł na każde urządzenie. Odliczenia można dokonać w całości, jeśli nadwyżka podatku należnego nad naliczonym jest wystarczająca. Zwrot kwoty odliczenia jest możliwy, ale nastąpi w ratach.
  7. Wpisujemy do kalendarza konieczność zlecenia serwisowi przeglądu kasy przed upływem 2 lat. Niedopilnowanie terminu skutkuje koniecznością zwrotu ulgi.

Nic skomplikowanego prawda? Tak naprawdę jazda zaczyna się później. Będę jeszcze pisać na ten temat. Następny wpis będzie dotyczył obowiązków użytkownika kasy, kolejny opisu usług na paragonach.

Zapraszam serdecznie do komentowania.

Jeśli chcesz dostać powiadomienie o kolejnych wpisach, zapisz się:

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się na newsletter i bądź na bieżąco!

free newsletter templates powered by FreshMail

9 thoughts on “Kasa fiskalna w kancelarii prawnej

  1. Przemysław Smoczyński

    Witam. Właśnie rozpoczynam działalność jako radca prawny. Korzystam więc z 2-miesięcznego okresu na zakup kasy. Co jednak jeśli w tym okresie świadczę usługi na rzecz osoby fizycznej? Czy taka osoba mimo wszystko nie powinna dostać ode mnie paragonu? Z góry dziękuję za odpowiedź i pozdrawiam :).
    Swoją drogą, bardzo dobry blog :).

    • Katarzyna Solga

      Paragony można zacząć wydawać dopiero po fiskalizacji kasy. Do tego czasu istnieje obowiązek wydania faktury tylko na żądanie klienta. Oczywiście, można to zrobić też dobrowolnie. Księguje się na podstawie faktur albo na podstawie dziennej ewidencji sprzedaży. Ja jestem zdecydowanie za fakturą, ułatwia bardzo ustalenie po czasie kto i za co zapłacił. Można stosować też imienne KP (potwierdzenie wpłaty).
      Kasę można oczywiście też zainstalować przed upływem terminu, byle dopilnować wszystkich zgłoszeń.
      Swoją drogą, dziękuję za miłe słowa i komentarz:-).

  2. Agnieszka

    Ekhm.. Trochę nie rozumiem… „świadczenie usług prawniczych dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej wiąże się nierozerwalnie ze stosowaniem kasy fiskalnej”. Czyli jak prowadzę działalność gosp. to nie muszę używać kasy? Chodzi mi o sytuację, kiedy prowadzę jednoosobową kancelarię, to teoretycznie muszę mieć działalność gosp. I wtedy nie muszę mieć kasy? Przepraszam, jeśli to pytanie tendencyjnie, ale dopiero będę wchodzić na rynek i no cóż… Podstawy 🙂 Dziękuję bardzo za odpowiedź, pozdrawiam.

    • Katarzyna Solga

      Mój mąż zawsze powtarza mi, że nie umiem pisać i mówić logicznie. I chyba coś w tym jest:-). Pisząc „Świadczenie usług prawniczych dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej” Miałam na myśli sytuację, kiedy odbiorcą usługi jest osoba nieprowadząca działalności gospodarczej. W takim wypadku prawnik musi mieć kasę. Na jej zakup i fiskalizację ma dwa miesiące. Inaczej mówiąc, prowadzić kancelarię bez kasy można tylko wtedy, jeśli świadczy się wyłącznie usługi dla firm. Każda sprzedaż dla osoby fizycznej czy też rolnika ryczałtowego to obowiązek rejestracji transakcji na kasie.

  3. Agnieszka

    No tak, to raczej ja miałam problem z przeczytaniem ze zrozumieniem 😉 Teraz to się wydaje oczywiste. Dziękuję 🙂

  4. Agata

    Dzień dobry,
    czy od czasu wpisu coś się zmieniło w kwestii obowiązku posiadania kasy fiskalnej (poza możliwością nieposiadania kasy w zamian za wgląd w rachunek bankowy 🙂 ). Czy nadal obowiązują 2 mies. na zakup kasy ?
    pozdrawiam !
    Agata

    • Katarzyna Solga

      Przepis o wglądzie US na rachunek (w sensie udzielenia pełnomocnictwa do samodzielnego zaglądania na rachunek) szczęśliwie wycofano z projektu. W tej chwili obowiązuje zwolnienie dla transakcji wykonywanych zdalnie i płatnych przelewem (szczegóły w z § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia o kasach i 39 punkcie załącznika do niego). 2 miesięczny okres już nie obowiązuje. Jeśli nie korzysta się ze zwolnienia, kasę należy mieć od pierwszej sprzedaży dla osoby fizycznej.

      • Agata

        Dziękuję za szybką odpowiedź. Czyli należy założyć, że się będzie obsługiwało osoby nieprowadzące działalności i zakupić kasę od razu, chyba że teoretycznie klienci płaciliby przelewem 🙂 (czy chodzi tylko o usługi wykonywane zdalnie) ?

        • Katarzyna Solga

          Klienci muszą płacić przelewem nie tylko teoretycznie, ale też praktycznie. Będzie trzeba pokazać wyciąg bankowy podczas kontroli . Z opisu transakcji lub dodatkowej ewidencji musi wynikać, czego dotyczy zapłata. No i transakcja lub jej efekt musi być dokonana za pomocą środków porozumiewania się na odległość. Podsumowując, zwolnienie dotyczy tak naprawdę prawników-blogerów wykonujących usługi dla osób fizycznych wyłącznie na odległość. W innych przypadkach radzę kupić kasę i dopełnić formalności, by nie stracić ulgi na zakup.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *