Zaznacz stronę

Jesteś w biurze po godzinach. Pracujesz, a w sekretariacie czy sąsiednim pokoju uporczywie dzwoni telefon. Nie chce Ci się wstawać od biurka i szukać słuchawki?

Lubisz identyfikację rozmówców jak w komórce, ale nie masz czasu przepisać swoich kontaktów do bazy telefonu stacjonarnego?

Masz na stacjonarnym niewykorzystane minuty, np. zagraniczne?

To jest artykuł dla Ciebie. 

Pisałam kiedyś, że testuję nowe rozwiązanie telekomunikacyjne w kancelarii. Obiecywałam zdać relację za kilka dni, wyszło jak zwykle trochę dłużej… Za to nowe rozwiązanie przetestowałam dokładnie:-)

W jednym biurze naszej kancelarii mamy dość rozbudowaną centralę telefoniczną, umożliwiającą przełączanie przychodzących rozmów telefonicznych na numery wewnętrzne. To bardzo wygodne rozwiązanie w kancelariach zatrudniających kilka osób. My wybraliśmy takie ustawienia centrali, przy których nie można połączyć się bezpośrednio na numer wewnętrzny. Zadzwonić do prawnika można tylko przez sekretariat (albo na komórkę, a to już inna bajka). To zapewnia prawnikom trochę spokoju do pracy, chroni przed handlowcami i oszczędza czas.

Jeśli uzupełnimy centralę o wspólny, elektroniczny kalendarz, uzyskujemy system, w którym sekretariat może zaoszczędzić prawnikom sporo czasu: pracownik sekretariatu bez konieczności kontaktu z prawnikiem umówi spotkanie, udzieli informacji itp.

Kolejny poziom to połączenie z systemem do obsługi kancelarii. Wtedy można osiągnąć niezłe efekty: w naszym systemie każda rozmowa przychodząca jest szybko identyfikowana i powoduje wyświetlenie na ekranie komputera wykazu aktualnie prowadzonych dla Klienta spraw. Zapisuje się też w historii rozmów, co ułatwia zapisanie do akt notatki z rozmowy i czasu pracy. Naprawdę fajny system. Tyle tylko, że panowanie nad rozmowami telefonicznymi to jego jedyna zaleta

Wadą tego rozwiązania są też koszty: trzeba opłacać cyfrową linię, kupić centralę, telefon systemowy (ten do sekretariatu, do przełączania rozmów) i zwykłe aparaty dla pracowników (plus, w bardziej rozbudowanej wersji system do obsługi kancelarii). Trochę dużo …

Do naszego drugiego biura poszukiwałam tańszego i mniej skomplikowanego rozwiązania.

Szukałam bez specjalnego pośpiechu, bo po początkowym szoku zdążyliśmy się już przyzwyczaić do jednej, przenośnej słuchawki i zwyczajnie, systematycznie wklepać do niej bazę klientów, sądów itp. Tyle tylko, że nasza słuchawka odmówiła dalszej pracy.  I z doświadczenia wiem, że czas życia telefonu stacjonarnego dobrej marki w kancelarii wynosi nie więcej niż 2 lata. Strasznie mi się nie chciało wklepywać od nowa wszystkich numerów, a za jakiś czas znów powtarzać tej operacji. Z drugiej strony, miło było wiedzieć, kto dzwoni.

Zrobiłam więc krótkie rozeznanie i wybrałam aparat telefoniczny Panasonic KX-PRW110PDW, który za pomocą specjalnej aplikacji można połączyć ze smartfonami. Smartfony mamy już wszyscy, a koszt aparatu Panasonica wynosi około 300 zł.

Wymagania? Smartfon lub smartfony (Android 4.0 lub wyżej, iOS 5.o lub wyżej) i dowolny router wi-fi. Baza telefonu obsługuje do 4 smartfonów jednocześnie. W smartfonie trzeba zainstalować aplikację Smartphone Connect dostępną bezpłatnie u producenta, w App Store i Google play.

Jakie są korzyści?

  • Natychmiast po zakupie aparatu można przetransferować ze smartfona lub tabletu wszystkie lub wybrane kontakty (przy okazji zdjęcia, tapety i dzwonki też). Operacja jest łatwa i szybka.
  • Telefon identyfikuje rozmówcę i pamięta 50 ostatnich numerów połączeń przychodzących.
  • Można odbierać na komórce połączenia przychodzące na stacjonarny, który akurat dzwoni dwa pokoje dalej bądź na piętrze :-))
  • Można dzwonić ze smartfona, korzystając z całej jego bazy kontaktów przez łącze stacjonarne. Rozmówcy wyświetla się wtedy numer stacjonarny. Kontakty wybiera się z poziomu smartfona, nie muszą być skopiowane wcześniej na stacjonarny.
  • Można przełączyć rozmowę stacjonarną na smartfona i rozłączyć się lub utworzyć połączenie konferencyjne.
  • Można ze smartfona dołączyć do toczącej się rozmowy na stacjonarnym i przejąć rozmowę lub utworzyć połączenie konferencyjne. Ale uwaga, choć do bazy loguje się do 4 smartfonów, połączenie konferencyjne możliwe jest tylko z jednym z nich na raz.
  • Można wykonywać połączenia wewnętrzne (interkom).
  • Można użyć bazy jako wzmacniacza sygnału wi-fi.
  • Mamy na smartfonie historię połączeń ze stacjonarnego. Z tym że, historia zapisuje się tylko wtedy, gdy smartfon jest zalogowany do bazy. Smartfon niestety nie pobiera np. po przyjściu do biura, historii rozmów za czas nieobecności. Mylące może być też to, że połączenia odebrane przez inną osobę, u nas widnieją jako nieodebrane.

Z czego tak naprawdę korzystam? Ze względu na niewielkie rozmiary biura: z transferu kontaktów i odbierania stacjonarnych za pomocą mojej komórki, jak mi się nie chce biegać za słuchawką. I z historii połączeń, w tym zapisywania kontaktów na komórce. To działa też poza biurem, np. jeśli ktoś kontaktował się w ciągu dnia na stacjonarny podczas mojego pobytu w biurze, mogę poza kancelarią zerknąć jaki to numer, oddzwonić, zapisać itp.

Jakie są różnice pomiędzy tym systemem, a profesjonalną centralą?

  • Aplikacja, jak aplikacja – czasami się zawiesza. Centrala raczej nie ma tego zwyczaju.
  • Profesjonalna centrala przekazuje połączenie zewnętrzne na wybrany numer, dopiero jeśli jest zajęty, połączenie jest przekazywane na kolejny. Można to też dowolnie modyfikować. W testowanym tańszym rozwiązaniu nie znalazłam możliwości żadnych modyfikacji: w przypadku połączenia zewnętrznego wszystko dzwoni równocześnie. I  odbiera kto chce, albo kto pierwszy. Na pozostałych komórkach to połączenie widnieje jako nieodebrane. Dlatego my używamy opcji: zalogowany tylko jeden smartfon. Pozostałe logują się tylko, jeśli właściciel jest sam w biurze lub chce skopiować kontakty.

Jakie są jeszcze wady systemu opartego na tym Panasonicu?

  • Jak wspominałam wyżej, aplikacja czasem się zawiesza.
  • Dodatkowo apka włączona na stale dosyć mocno obciąża baterię w smartfonie. Jeśli się ją wyłączy, trzeba pamiętać o włączeniu po przyjściu do biura.

Dodatkowe funkcje, z których nie korzystam, więc nie mogę ocenić jak działają:

  • elektroniczna niania,
  • tryb nocny, czyli wyłączenie połączeń przychodzących na określony czas. W domu pewnie przydatne, chętnie wyłączyłabym wszystkich sprzedawców kołder w niedzielę o 7 rano,
  • blokada numerów niechcianych, rzadko spotykana w aparatach stacjonarnych – może się przydać j.w.,
  • możliwość dokupienia dodatkowych słuchawek (zamiast smartfona lub dodatkowo),
  • możliwość dokupienia breloczka z funkcją odnajdywania zagubionych przedmiotów. Jak jeszcze raz będę szukać kluczyków do samochodu pod wszystkimi papierami z wysyłanego właśnie pozwu, zastanowię się nad zakupem 🙂

Generalnie jeśli używasz stacjonarnego telefonu i czasami jedna słuchawka to mało, polecam. Sam telefon też prezentuje się elegancko, ma czytelny wyświetlacz, jest wygodny w użyciu.

Warto też mieć na uwadze kwestię taryf i kosztów. Ja mam teraz w stacjonarnej sporo minut za granicę, a w komórce już muszę za nie płacić.

Kupiłam ten aparat kilka miesięcy temu. Podejmując decyzję teraz, zapoznałabym się jeszcze z ofertą central wirtualnych.

PS. To nie jest artykuł sponsorowany 🙂

Jak zwykle chętnie przyjmę pytania i sugestie. Może też macie jakieś ciekawe nowinki techniczne, które mogą przydać się w kancelarii?


Bądź na bieżąco

free newsletter templates powered by FreshMail

 

 

Bądź na bieżąco

Zapisz się do newslettera.

free newsletter templates powered by FreshMail
 

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się na newsletter i bądź na bieżąco!

free newsletter templates powered by FreshMail