Ostatnio na facebooku wielu prawników mówi o spółkach kapitałowych bądź o spółce komandytowej jako o rozwiązaniu problemu ograniczeń nałożonych na radców prawnych przez nowy regulamin. To zainspirowało mnie do tego wpisu. Jeśli jeszcze nigdy nie prowadziłeś spraw spółki, ten wpis jest dla Ciebie. Nawet jeśli założyłeś już dla klientów setki spółek i masz doświadczenie w jednoosobowej działalności gospodarczej.

Spółka kapitałowa i komandytowa to formy prowadzenia działalności mające naprawdę wiele zalet. Tyle tylko, że moim zdaniem przeznaczone do prowadzenia działalności w większym rozmiarze. Założenie tego typu spółki powinno być konsekwencją skali biznesu i związanych z tym potrzeb. Jeśli planujesz działalność w mniejszym rozmiarze, rozważ na początek inną formę działalności.

O co chodzi? Między innymi o pełną księgowość. Dla spółki komandytowej i spółek kapitałowych jest ona obowiązkowa od początku, nie ma limitów i zwolnień. Wydaje się, że to nic takiego, ale tak naprawdę dostosowanie się do pełnej księgowości wymaga nie tylko zorganizowania jej prowadzenia, ale przede wszystkim zmiany sposobu myślenia o firmie.

Czym różni się pełna księgowość od KPIR?

Po pierwsze, jej prowadzenie ze względu na ilość niezbędnej pracy jest sporo droższe od KPIR. Oczywiście kwoty są różne w różnych miastach, ale 500 zł to minimum. Plus najczęściej dodatkowa opłata za sprawozdanie finansowe. Opłata miesięczna zależy od ilości dokumentów. Jeśli planujesz spółkę, policz mniej więcej ile dokumentów produkujesz, bądź zamierzasz produkować w nowej działalności. Koszt zaksięgowania jednego to ok. 7-10 zł. I pomyśl, że będziesz płacić 10 zł za zaksięgowanie każdego świstka, nawet paragonu za taksówkę na 11 zł, opłaty za parking, kwitka z poczty, etc.

Z tego względu pełna księgowość wymusza wprowadzenie pewnych zmian organizacyjnych: umowy z pocztą, umowy z dostawcą paliwa. Oczywiście są firmy księgowe oferujące inne podejście. Z mojego doświadczenia wynika jednak, że po przeliczeniu oferowanej ceny przez liczbę dokumentów, zawsze wychodzi podobna kwota za dokument.

Po drugie, w KPIR księguje się przychody i koszty, w pełnej księgowości dochodzą rozrachunki. Wyciąg bankowy z konta firmowego staje się dokumentem księgowym, podobnie wyciąg z karty. W związku z tym z każdą operacją na rachunku musi być powiązany dokument księgowy.

Koniec też z dowolnym przepływem środków między prywatnym i firmowym rachunkiem. Wypłaciłeś gotówkę z konta firmy? Musisz odnotować to w raporcie kasowym i zebrać kwitki na rozliczenie tej kwoty, każdą ujmując nie tylko jako koszt, ale też jako rozchód pieniędzy z kasy.

Zapłaciłeś za coś prywatną kartą lub gotówką? To również wymaga rozliczenia w kasie firmy. Musisz się też przyzwyczaić, że konto firmowe i prywatne to teraz naprawdę odrębne byty. Wypłata z rachunku firmy to albo zaliczka do rozliczenia, albo zaliczka na poczet zysku. Wszystko musi zostać zaksięgowane.

Klient zapłacił za fakturę parę groszy za mało, Ty pomyliłeś się w płatności o drobną kwotę. Przy KPIR można machnąć ręką. Pełna księgowość wymaga uzgodnienia do ostatniego grosza. Raz w roku trzeba też pisemnie uzgodnić salda z klientami.

Oprócz kosztów jest jeszcze kwestia czasu poświęcanego na sprawy organizacyjne. Zaczyna się od polityki rachunkowości. Nawet jeśli udostępni Ci ją księgowa, przeczytać wypada. A to nie jest fajna lektura, nawet dla prawnika. Dochodzi jeszcze kwestia sprawozdania finansowego – niby nic skomplikowanego, ale też trzeba przysiąść nad nim przed podpisaniem. Ktoś musi prowadzić raport kasowy, uzgadniać rozrachunki, tworzyć dowody wewnętrzne, wysyłać potwierdzenia sald itp.

Prowadząc spółkę będziesz się też musiał dowiedzieć co nieco o różnicy pomiędzy księgowością bilansową, a podatkową. Tak, istnieją takie rzeczy. W KPIR miałeś uproszczoną księgowość podatkową i to starczyło, ale w pełnej księgowości jest trochę inaczej.

Reasumując, dla większych przedsięwzięć pełna księgowość to nie problem. Skala biznesu i tak wymusza pewne rozwiązania, istnieje ktoś odpowiedzialny za papierologię. W małej firmie pełna księgowość to naprawdę duży kłopot.

Niespodzianki w banku.

Rachunek dla jednoosobowej firmy otworzysz za darmo prawie w każdym banku. Ale spółka komandytowa to dla banków duży klient. Więc należy go skasować od razu i to słono. Nie znajdziesz raczej bezpłatnej oferty.

Najczęściej nic nie załatwisz też u zwykłego doradcy. Teraz jesteś dużą firmą! A takie obsługują specjalne działy w bankach, przyzwyczajone do milionowych sum. Kredyt? Najlepiej od razu na milion zł. Lokata? Podobnie.

System dostępu do rachunku przez internet przeważnie też jest inny, dostosowany do potrzeb dużych firm i dużo bardziej skomplikowany. Przykład: w moim systemie bankowości internetowej próba założenia lokaty na 10 tysięcy zł, 20 tysięcy zł i 30 tysięcy zł skończyła się komunikatem „za mała kwota lokaty”.

I jak, dalej myślisz o spółce komandytowej? Ja jestem przekonana, że dla mniejszych firm o wiele lepsza jest spółka partnerska albo jawna. A na kapitałową czy komandytową przyjdzie czas, gdy sam rozwój biznesu będzie wymagał umów z dostawcami, obsługi w większym oddziale banku i personelu zajmującego się papierami. A 10 zł za zaksięgowanie dokumentu nie będzie stanowiło problemu.

[FM_form id=”3″]