Zaznacz stronę
Split payment w kancelarii prawnej – jak się przygotować

Split payment w kancelarii prawnej – jak się przygotować

Dziś zobaczyłam na facebooku pierwsze doniesienia od prawników o otrzymanych płatnościach split payment. Znacznie szybciej, niż się spodziewałam.

Jak się zatem przygotować do split payment w kancelarii? Jeśli jeszcze o tym nie myślałaś/myślałeś, ten artykuł może Ci się przydać. Masz to ogarnięte? Raczej pomiń, bo piszę o podstawach.

Kogo dotyczy split payment?

Wszystkich, którzy wystawiają faktury dla innych podatników. Obojętnie, czy jest to klient, sąd, czy kancelaria, dla której świadczymy usługi. Problem nie dotyczy tylko tych kancelarii, które świadczą usługi wyłącznie i bezpośrednio dla osób fizycznych. Kowalski za rozwód nie zapłaci płatnością podzieloną, to pewne.

Jeśli wystawiasz faktury dla klientów biznesowych lub fakturujesz innego prawnika za swoją pracę, otrzymasz taką płatność prędzej czy później.

Z ankiety, którą zrobiłam, wynika że większość kancelarii spodziewa się takich płatności dopiero za jakiś czas, tylko 32% sądzi, że będzie to szybko. Kilka osób napisało,  że już taką płatność otrzymało.

Najszybciej nastąpi to w przypadku kancelarii współpracujących z budżetówką lub dużymi firmami. Reszta dołączy stopniowo. W tej chwili nabywca ma wybór i może zdecydować się na podzieloną płatność, ale nie musi. Jeśli jednak sam otrzyma pieniądze na konto VAT, na pewno będzie chciał je wydać. Może to zrobić wpłacając VAT do urzędu, albo płacąc swoim kontrahentom.

Wiadomo, że część VAT-u odliczamy, więc jeśli sami nie będziemy płacić w tej formule, z czasem pozostanie nam górka pieniędzy zamrożonych na koncie VAT. Oczywiście, wszystko zależy od tego, jaka część naszych kontrahentów zdecyduje się skorzystać z tej płatności. Jeśli niewielka, nie ma problemu, zamrożone środki wykorzystamy do zapłacenia VAT. Jeśli duża, trzeba będzie wejść w ten krąg i stosować split payment wobec naszych dostawców.

Jak się przygotować do split payment?

Konto firmowe, koniecznie!

Nie masz jeszcze firmowego konta? Załóż je. Do rachunków prywatnych bank nie utworzył automatycznie specjalnego konta na VAT. Niektórzy uważają, że to chroni przed split payment. Chroni, w dość specyficzny sposób, a mianowicie przelew zrobiony w formule split payment na konto prywatne wróci do nadawcy. Nie otrzymasz więc swoich pieniędzy i będziesz musiał się o nie upomnieć ponownie. Lepiej mieć do dyspozycji choć kwotę netto, niż nic. Nadawca przelewu też nie będzie zadowolony, bo przysporzysz mu pracy. Będzie musiał dwa razy płacić.

Nadal nie chcesz zakładać konta firmowego? Umieść na fakturze informację, że Twoje konto nie obsługuje podzielonej płatności i prosisz o przelew kwoty brutto. Czy zadziała? Zależy od klienta. Zresztą obecnie ze względu na jpk z wyciągów, naprawdę nie warto korzystać z prywatnego konta do celów firmowych.

Jedna firma, jeden rachunek bankowy

Masz kilka rachunków firmowych, bo zmieniałeś bank? Jedni klienci wpłacają na jedno konto, inni na drugie? Do tej pory nie było to problemem, ale teraz stanie się na pewno. Jedno konto VAT to wystarczający problem, ponieważ nie można z niego swobodnie wypłacać pieniędzy. Kilka kont VAT zwiększy ten problem i będziesz kombinować, jak wyciągnąć z nich środki.

Ustalenie sposobu płatności z klientami

Zastanów się, czy nie prosić kluczowych klientów o normalne przelewy, a nawet wprowadzić takie zapisy do umów. Można to uzasadnić tym, że ten mechanizm ma chronić przed oszustami VAT, Ciebie to nie dotyczy, a wpływa na płynność. Prośba, zapis w umowie, czy notka na fakturze zadziałają, moim zdaniem, tylko do momentu, kiedy Twojemu nabywcy nie uzbiera się zbyt duża górka na koncie VAT. Potem już będzie liczyła się tylko płynność.

Powyższe wyliczenie dotyczy tylko drobnych kwestii technicznych. Najważniejsze jest zastanowienie się nad tym, jak split payment wpłynie na płynność finansową Twoje firmy i co można z tym zrobić. Na zwolnienie pieniędzy z rachunku VAT przez US trzeba będzie czekać 60 dni, więc warto się zastanowić.

Jak dużo Twoich klientów zdecyduje się na split payment?

To kluczowa kwestia. Jeśli będzie to margines, nie ma się czym martwić.

Trudno to do końca przewidzieć, ale jakoś tam można szacować, albo po prostu spytać. I przy okazji wyjaśnić, że nie jest to mechanizm, który powinien być powszechnie stosowany :-).

Czym większy klient, tym takie prawdopodobieństwo jest większe. Decyzja o zapłacie w formie podzielonej płatności zapadnie też szybciej w firmach, które same otrzymują pieniądze od dużych klientów, biorą udział w zamówieniach publicznych czy pracują dla budżetówki. Niektóre firmy będą tak płaciły standardowo i już podjęły taką decyzję. Inne czekają na rozwój wypadków.

Jak Ty płacisz swoim dostawcom?

Spodziewasz się sporych wpływów na konto VAT? Jeśli sam płacisz przelewami dostawcom, wejdziesz po prostu w krąg i również uszczęśliwisz ich takim przelewem. Gorzej, jeśli Ty płacisz głównie kartą lub gotówką. W takiej sytuacji warto pomyśleć, jak to zmienić. Umowa na zakup paliwa, zakup materiałów biurowych na przelew?

Co do tej pory robiłeś z pieniędzmi na VAT?

Grzecznie odkładałeś na konto oszczędnościowe, nie ruszając do dnia zapłaty podatku? Stracisz odsetki i być może będziesz musiał kombinować, jak wydobyć resztę środków. Natomiast jeśli korzystałeś z tych pieniędzy w celach osobistych, inwestycyjnych bądź firmowych, masz lukę do zasypania. Ja na przykład często korzystałam ze środków zgromadzonych na VAT w celu wypłaty wynagrodzeń. Muszę teraz zgromadzić odpowiednią poduszkę finansową lub pokombinować z terminami. Wypłat już nie ruszę, ale mogę trochę docisnąć z terminami wystawiania faktur. Klient jednak zapłaci w terminie, albo nie, więc ta poduszka jest konieczna.

A jak to wygląda u Ciebie?

Czy split payment daje jakieś korzyści?

Dla kancelarii? Iluzoryczne. Płacąc VAT przed terminem wyłącznie z rachunku VAT, można obniżyć wpłacaną kwotę. Zniżka jest jednak tak drobna (około 4 zł za wpłacenie 10 tysięcy, 10 dni przed terminem), że nie ma sensu podejmować starań o wcześniejsze zamknięcie rozliczeń.

Pozostałe korzyści polegają na zmniejszeniu ryzyka współpracy z nieuczciwymi kontrahentami i uniknięciu sankcji w VAT. Są one jednak dla mnie tak nieistotne, że nawet nie chce mi się o tym pisać.

Jest też przyśpieszenie zwrotu VAT do 25 dni, jeśli wnioskujemy o zwrot na rachunek VAT. Ale po co Ci zamrożone pieniądze? Z resztą nie znam kancelarii, która dostaje zwroty VAT.

Masz inne zdanie, oświeć mnie.

Warto może zwrócić uwagę na jeszcze jedną rzecz. Split payment chroni przy współpracy z nieuczciwym kontrahentem. Jeśli normalnie tego nie stosujesz, a zastosujesz wobec jednego kontrahenta, będą Cię podejrzewać. O co? O to, że wiedziałeś, że ten konkretny klient jest oszustem podatkowym. Taki przykład, jak każdą rzecz można obrócić na niekorzyść podatnika.

Wywiad z Księgowość dla prawnika

Wywiad z Księgowość dla prawnika

Znalazłam na Facebooku ciekawy profil Księgowość dla prawników i pomyślałam, że autor postów na tym profilu będzie interesującym gościem na moim blogu. Zapraszam do rozmowy o Księgowości dla prawników i o obowiązkach podatkowych (także tych nowych) autora wpisów, doradcę podatkowego Grzegorza Gębka.

Katarzyna Solga: Dzień dobry.

Księgowość dla prawników: Dzień dobry, dziękuję za zaproszenie.

Katarzyna Solga: Początek roku przyniósł nam trochę zmian, płacimy ZUS na nowe, indywidualne konto i wysyłamy JPK. Czy są jakieś inne zmiany, o których powinien wiedzieć każdy prawnik?

Księgowość dla prawników: To prawda. Standardowo styczeń każdego roku to zmiany, zmiany i jeszcze raz zmiany. Nie jest inaczej także obecnie. Co więcej, w ciągu ostatnich dwóch lat tempo wprowadzania nowych przepisów podatkowych, dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej, czy ubezpieczeń społecznych, jest naprawdę duże. Tak duże, że niekiedy nawet osobom zawodowo zajmującym się podatkami, księgowością, czy kadrami, ciężko jest nadążyć za każdą nowelizacją. Pomyślmy więc jaką możliwość ich poznania ma polski przedsiębiorca, który w ich otoczeniu funkcjonuje…

Od stycznia płacimy wyższy ZUS i to na przypisane indywidualnie rachunki. Z naszej perspektywy zmiany w tym zakresie – pomimo innego przekazu przedstawianego przedsiębiorcom – wcale nie są korzystne. Z kolei już dziś mija termin dla wszystkich podatników VAT na złożenie (po raz pierwszy) Jednolitego Pliku Kontrolnego. Tuż za rogiem tzw. Konstytucja dla biznesu i związane z tym ułatwienia. Do tego dochodzą jeszcze zmiany w ustawach podatkowych, które weszły w życie z początkiem roku (np. brak możliwości amortyzacji darowanego majątku); niejednolite (niestety) interpretacje przepisów prawa podatkowego. Kwitując: dzieje się.

Katarzyna Solga: Czy prawnicy radzą sobie z nowymi obowiązkami nakładanymi na nich jako osoby prowadzące działalność? Czy powinni na coś zwrócić szczególną uwagę? (więcej…)

Jak wybrać nazwę dla kancelarii prawnej?

Jak wybrać nazwę dla kancelarii prawnej?

Wybór nazwy kancelarii nie jest prostą sprawą, oj nie. Trzeba pogodzić zwykle obowiązujące zasady, by wybierać nazwy proste, wpadające w ucho i łatwe do wypowiedzenia, z obowiązującym w branży trendem, a także przepisami korporacyjnymi.

Imię i nazwisko w nazwie kancelarii?

W przypadku jednoosobowych kancelarii najczęstszym wyborem jest własne imię i nazwisko z dodatkiem Kancelaria Adwokacka czy Kancelaria Radcy Prawnego. I jest to moim zdaniem wybór świetny, pod pewnymi warunkami. Na pewno spełnia wymogi korporacyjne, jest zgodny z obowiązującym trendem, więc klienci się do tego przyzwyczaili. Pomaga też budować markę eksperta.

Maciej Bobrowicz w swojej książce Marketing Usług Prawniczych pisze o marce kancelarii tak:

Twoje nazwisko jest niepowtarzalne i nie sposób pomylić je z innym. Nie ma drugiego Skaddena, Ernsta Younga, Coopersa, Wardyńskiego, Sołtysińskiego.

Ile jest w Polsce kancelarii „Lex”, „Consult”, „Consensus” i jakie skojarzenia budzą? Z czym Ci się kojarzą?1

Zanim zdecydujesz się na wybór nazwy, sprawdź i przemyśl następujące kwestie:

  • Czy nazwa jest unikalna? Prawników jest coraz więcej, może się zdarzyć i ktoś o takim samym imieniu i nazwisku. Wtedy warto rozważyć dodanie do nazwy na przykład specjalizacji kancelarii. Adwokaci muszą jednak uważać, bo inwencja tego rodzaju nie zawsze spotyka się z akceptacją władz, o czym można się przekonać czytając opinię Komisji Etyki przy NRA.
  • Czy domena internetowa z Twoim nazwiskiem jest wolna? Jeśli nie, zastanów się jakie masz inne opcje. Domena funkcjonalna, regionalna? Inicjały, coś z myślnikiem? Można próbować też odejść od nazwiska i szukać domeny związanej ze specjalizacją kancelarii. Świetne przykłady to Matka Prawnik czy PraKreacja.
  • Jeśli masz podwójne, długie lub trudne w pisowni nazwisko, w dodatku z polskimi znakami, wybór nazwy i domeny wymaga starannego przemyślenia.
  • Zanim podejmiesz decyzję, wykonaj test słuchawki. Powiedz nazwę Twojej firmy i domeny internetowej, tak jak będziesz to w przyszłości robić przez telefon. Czy Twój rozmówca bez literowania będzie w stanie zrozumieć i zapisać nazwę?
  • Jeśli jesteś adwokatem, czy radcą, pamiętaj, że masz obowiązek zgłosić formę wykonywania zawodu, a także nazwę kancelarii lub spółki do stosownej izby. Jeśli będzie zbyt fantazyjna, może wzbudzić sprzeciw.
  • Konieczne jest sprawdzenie wybranej nazwy w rejestrach Urzędu Patentowego RP, warto także wyszukać ją w internecie i uważnie przyjrzeć się wynikom.

Nazwa dla spółki prawniczej?

Większy kłopot pojawia się przy wyborze nazwy dla spółki prawników. Tak, wiem, że powinnam pisać firmy dla spółki prawniczej, ale wybieram prostotę i łatwość zrozumienia tekstu. Nie obojętne jest mi też SEO:-) (więcej…)

Kartki świąteczne dla firmy

Kartki świąteczne dla firmy

Święta i koniec roku tuż, tuż, u nas za oknem biało, więc i atmosfera zimowa. Jestem bardzo ciekawa, czy przygotowujecie jakieś świąteczne prezenty dla klientów? Wysyłacie kartki? Chętnie poznam Wasze zdanie i zwyczaje w tej sprawie, mam nadzieję na jakąś dyskusję w komentarzach tym razem😊

Ja w tym roku zdecydowałam się ponownie na kalendarz trójdzielny i kartki świąteczne. Nie bardzo mam pomysł na coś innego, co można by wysłać pocztą.

Zdecydowanie chciałabym w przyszłości poszerzyć repertuar i liczę na Wasze podpowiedzi.

Za chwilę napiszę coś więcej o moich sposobach na kartki, najpierw jednak krótka refleksja.

Kartka czy e-mail z życzeniami?

Wysyłanie kartek świątecznych to miły zwyczaj i wśród firm trzyma się mocno. Za to w życiu prywatnym chyba zanika, czy też to zauważyliście?

Prywatnie dostaję niewiele kartek. Natomiast w kancelarii dostajemy co roku dużo pięknych, spersonalizowanych kartek. Większość zawiera tradycyjne życzenia świąteczne, część tylko noworoczne, a od największych firm coraz częściej dostajemy politycznie poprawne „season’s greetings”. Ja nadal życzę Wesołych Świąt Bożego Narodzenia, wydaje mi się, że w naszym kraju to powszechnie obchodzone święta. A Ty jakie życzenia składasz?

Niezależnie od treści, cieszą mnie otrzymywane kartki. Natomiast zdecydowanie nie cieszą mnie masowo wysyłane maile i sms-y. Wręcz przeciwnie, ten świąteczny spam utrudnia mi pracę. Podjęłam decyzję, by nie uczestniczyć w tym szaleństwie.

Jeżeli składam życzenia elektronicznie, nie wysyłam zbiorczych wiadomości do wszystkich. Piszę indywidualny mail z osobistymi życzeniami dla konkretnej osoby.

Ale wracając do kartek świątecznych:

4 sposoby na spersonalizowane kartki dla kancelarii

Najłatwiej oczywiście zamówić kartki z logo w jednej z wielu firm, które się tym zajmują. Można wybrać gotowy wzór i uzupełnić go tylko o wybrane życzenia i logo. To bardzo popularny sposób. Coraz więcej firm ma też w ofercie kartki w ciekawej formie, np. ażurowych bombek do powieszenia na firmowej choince, wycinanek. Wady tego rozwiązania to powtarzalność projektów (na swojej półce z kartkami mam zawsze co najmniej jeden powtarzający się wzór) i dość wysoka cena. Niektóre firmy mają też wymagania co do minimalnego nakładu. Nie wiem ile kosztują takie kartki, bo nigdy ich nie zamawiałam. Zniechęcały mnie ceny. Jeśli znacie obecne ceny takich kartek, zapraszam do podzielenia się w komentarzu.  (więcej…)

Jak szybko zdobyć punkty szkoleniowe radców prawnych?

Jak szybko zdobyć punkty szkoleniowe radców prawnych?

Za 45 dni kończy się trzyletni cykl szkoleniowy u radców prawnych. Do końca roku trzeba rozliczyć 40 punktów. Adwokaci mają trochę więcej czasu, szkolenia z 2017 roku rozliczają do końca lutego 2018 i muszą zdobyć 12 punktów rocznie.

W tym artykule chcę zaproponować Wam kilka niekonwencjonalnych sposobów na uzyskanie punktów. U radców są to sposoby sprawdzone, przynajmniej w Izbie Katowickiej. Czy zostaną uznane w innych izbach? Powinny, bo są zgodne z aktualnymi przepisami. Dla pewności można dopytać w swojej izbie.

Co możesz zrobić, jeśli nie masz jeszcze wymaganych punktów?

Po pierwsze, cykl szkoleniowy trwa od 1 stycznia 2015 roku, w tym czasie trzy razy zmieniały się przepisy. Warto sprawdzić obecny stan i zastanowić się, czy w tym okresie nie „zrealizowałeś/zrealizowałaś” jakiś punktów, nawet o tym nie wiedząc.

  • Może uczestniczyłeś w jakimś szkoleniu z umiejętności miękkich, negocjacji, mediacji, zarządzania kancelarią lub podobnych tematów? Teraz takie szkolenia też są punktowane. Zmiany wprowadzono w połowie tego roku, ale ten przepis działa wstecz, sprawdziłam w praktyce:-)
  • Byłeś na jakiejś konferencji, seminarium, web-lex Meeting?
  • Publikowałeś? Liczą się też artykuły publicystyczno-prawne, jeśli zaznaczono, że autor jest radcą prawnym. Wiem na pewno, że uznawane są wpisy blogowe, artykuły w branżowych czasopismach, a nawet wywiady i podcasty.
  • Uczyłeś się języka obcego?

Poniżej linkuję kilka naprawdę różnych publikacji, za które zaprzyjaźnionemu radcy 🙂 udało się dostać punkty w tym, bądź poprzednim cyklu szkoleniowym: (więcej…)

Poczta w kancelarii prawnej

Poczta w kancelarii prawnej

Pocztę w kancelarii prawnej odbieramy i wysyłamy wszyscy, choć pewnie większość nie samodzielnie. Dzisiaj będzie o sprawnej obsłudze poczty wychodzącej.

To jest artykuł dla Ciebie, jeśli osobiście wysyłasz pocztę w kancelarii lub chcesz usprawnić pracę swojego sekretariatu. Jeśli Cię to nie dotyczy, pokaż proszę ten artykuł odpowiedzialnej za to osobie:-)

Na początku pracy z pocztą, każdy pewnie zaczyna od ręcznego adresowania kopert i wypisywania małych kwitków potwierdzenia nadania. Następne etapy są już różne, ciągle spotykam na poczcie osoby ze sporą ilością ręcznie adresowanych listów i papierową książką nadawczą, a nawet plikiem małych druczków. A można sprawniej.

Polecam Wam korzystanie z Elektronicznego Nadawcy.  Wymaga to podpisania umowy z pocztą, ale to jest proste i dostępne dla każdej kancelarii. Ja swoją umowę podpisywałam wiele lat temu z przedstawicielem handlowym Poczty, który przyjechał do kancelarii.

Umowa nie nakłada żadnych zbędnych obowiązków, nie ma minimalnych ilości wysyłanej korespondencji czy stałych opłat. Wysyłasz tyle ile potrzebujesz. Płacisz tylko za to, co wysłałeś, po standardowych cenach. Można też płacić nieco mniej, ale to wymaga już większego poziomu obrotów. (więcej…)

Bądź na bieżąco

Zapisz się do newslettera.

free newsletter templates powered by FreshMail
 

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się na newsletter i bądź na bieżąco!

free newsletter templates powered by FreshMail