Co zmienia nowy Kodeks Etyki Radców Prawnych

Czytając nowy Kodeks Etyki Radców Prawnych po raz pierwszy, skupiłam się przede wszystkim na kwestiach organizacyjnych.  Co wyłapałam?

Przede wszystkim znacznie wzmocniono i uszczegółowiono przepis mówiący o konieczności zabezpieczenia dokumentów i nośników zawierających informacje objęte tajemnicą zawodową. Do tej pory Art. 14 starego kodeksu wymagał zabezpieczenia informacji „najlepiej jak to możliwe”, a także powiadamiania klienta o korzystaniu ze środków komunikacji nie gwarantujących zachowania poufności.

Teraz o tych zagadnieniach mówią aż dwa artykuły. Zgodnie z art 23 mamy obowiązek:

– Chronić dokumenty i nośniki zawierające poufne informacje przed zniszczeniem, zniekształceniem i zaginięciem.

– Objąć kontrolą dostępu dokumenty i nośniki przechowywane w formie elektronicznej. Kontrola dostępu dotyczy także współpracowników.

– Zabezpieczyć system przed zakłóceniem działania, uzyskaniem nieuprawnionego dostępu lub utratą danych.

– Okresowo archiwizować dane elektroniczne (to już z Art. 35).

Z resztą, przeczytajcie sami jeszcze raz:-):

Art. 23.

Radca prawny obowiązany jest zabezpieczyć przed niepowołanym ujawnieniem wszelkie informacje objęte tajemnicą zawodową, niezależnie od ich formy i sposobu utrwalenia. Dokumenty i nośniki zawierające informacje poufne należy przechowywać w sposób chroniący je przed zniszczeniem, zniekształceniem lub zaginięciem. Dokumenty i nośniki przechowywane w formie elektronicznej powinny być objęte odpowiednią kontrolą dostępu oraz zabezpieczeniem systemu przed zakłóceniem działania, uzyskaniem nieuprawnionego dostępu lub utratą danych. Radca prawny powinien kontrolować dostęp osób współpracujących do takich dokumentów i nośników.

Kwestii elektronicznych kanałów komunikacji poświęcono zaś cały Art. 35, odnosząc ją nie tylko do tajemnicy zawodowej, ale także pozyskiwania klientów i wykonywania czynności zawodowych.

Art. 35.

Radca prawny może informować o wykonywaniu zawodu, pozyskiwać klientów oraz wykonywać czynności zawodowe drogą elektroniczną, jeśli:

jest zawsze jednoznacznie identyfikowalny jako nadawca lub odbiorca, w szczególności poprzez adresy poczty elektronicznej lub inne identyfikatory;

nie korzysta z drogi elektronicznej w sposób anonimowy lub na rzecz osób, których nie można jednoznacznie zidentyfikować jako konkretnych klientów lub odbiorców czy nadawców w komunikacji, w szczególności w Internecie;

nie korzysta z form aktywności dostępnych drogą elektroniczną w sposób sprzeczny z prawem, dobrymi obyczajami i zasadami niniejszego Kodeksu, w szczególności tworząc rozwiązania skutkujące nieprawdziwymi, wprowadzającymi w błąd, ocennymi oznaczeniami lub informacjami, lub w sposób utrudniający innym radcom prawnym dostęp do rynku;

korzysta z form aktywności dostępnych drogą elektroniczną w sposób gwarantujący oddzielenie wykonywania zawodu od swoich prywatnych przekonań, poglądów, postaw i działań oraz innej działalności zawodowej;

nie wydaje, nie inspiruje lub nie płaci osobom trzecim za wydawanie pozytywnych lub negatywnych opinii, komentarzy, poleceń, rekomendacji bądź referencji dotyczących wykonywania zawodu przez siebie lub inne osoby, z którymi może na podstawie przepisów prawa wspólnie wykonywać zawód, w szczególności w sposób anonimowy, nieprawdziwy lub wprowadzający w błąd;

poprzez okresową archiwizację zabezpiecza i dba o dostępność danych przetwarzanych drogą elektroniczną;

chroni tajemnicę zawodową, informując w treści korespondencji elektronicznej o jej poufnym charakterze; zabezpieczenie uznaje się za należyte, jeżeli klient po uprzednim poinformowaniu go o zagrożeniach związanych z korzystaniem z drogi elektronicznej, domyślnie lub wyraźnie zaakceptował stosowane w komunikacji z nim środki, techniki, sposoby, systemy lub standardy komunikacji elektronicznej.

Co z tego wszystkiego wynika w praktyce?

Na pewno trzeba posługiwać się imiennym adresem e-mail w korespondencji z klientem. Czy to oznacza konieczność zlikwidowania maili typu kancelaria@, biuro@ itp?. Moim zdaniem pomocniczo takie adresy mogą nadal funkcjonować. Na potrzeby ofert dostawców, ofert pracy, newsletterów itp.

Idąc dalej, nie można udzielać porad anonimowym klientom. To się nie zmieniło.

Co oczywiste, nie można płacić za komentarze i inne opinie pozytywne (o sobie i współpracownikach) bądź negatywne (o innych).

Dalej już nie jest tak prosto. Wytłumaczcie mi na przykład, co oznacza fragment o niekorzystaniu z aktywności drogą elektroniczną, w sposób utrudniający innym radcom prawnym dostęp do rynku?

Czy w świetle tego zapisu płatne pozycjonowanie jest ok? Szkoda, że nie zapisano pewnych rzeczy wprost.

Albo idąc dalej. Prowadzisz bloga. Czy to oznacza, że utrudniasz dostęp do rynku tym, którzy nie prowadzą?

Cdn……….

 

Pesel w pełnomocnictwie?

Prezes Sądu Apelacyjnego w Katowicach wysłał w październiku zeszłego roku pismo do Radców i Adwokatów w sprawie korzystania z Portalu Informacyjnego w Katowicach. Pismo zawiera sugestię zamieszczania numeru pesel pełnomocnika już w pełnomocnictwie. Pesel pozwala na powiązanie prowadzonych spraw z kontem użytkownika.

Zamieszczacie Pesel w pełnomocnictwie?

My do tej pory zamieszczaliśmy numer wpisu na listę radców prawnych. Sama nie wiem czemu, czuję opór przed zamieszczaniem Peselu. Może z tego względu, że jest w nim zawarta data urodzenia? Tak, wiem, że dla wszystkich wpisanych do KRS ta informacja i tak jest jawna. Mimo to, jakoś mnie ten Pesel w pełnomocnictwach uwiera…

Z drugiej strony rozumiem, że identyfikacja jest ważna. Dane umieszczane w systemie sądowym są wrażliwe i bardzo źle by się stało, gdyby udostępniono je niewłaściwej osobie. Do wczoraj myślałam, że lepszym rozwiązaniem byłoby stosowanie numeru wpisu. Wczoraj natomiast natknęłam się przypadkowo na wzmiankę o zmianie numerów wpisu w jednej z izb. Dodatkowo, adwokaci takich numerów nie mają. Wygląda na to, że trzeba się będzie z tym peselem pogodzić.

 

Jaki rachunek bankowy dla kancelarii prawnej?

Na temat wyboru rachunku bankowego można znaleźć w sieci wiele porad. Rozpatruje się zwykle wiele czynników: koszty prowadzenia konta, koszty wpłat, wypłat i przelewów, dostępność bankomatów, aplikacje mobilne itp.

Dla kancelarii ważna jest jednak jeszcze jedna rzecz: możliwość natychmiastowego generowania potwierdzenia przelewu. Bez czekania na sesję. Do późna (u mnie działa do 19). Czasem potwierdzenie dokonania opłaty sądowej lub skarbowej dostępne natychmiast bardzo się przydaje.

Znacie jeszcze jakieś fajne funkcje dostępne w bankach, a przydatne dla kancelarii? Zastanawiam się nad założeniem nowego konta w banku i chętnie przyjmę sugestie.

 

 

Opis usługi prawnej na paragonie fiskalnym

Nazwa usługi na paragonie fiskalnym powinna, zgodnie z założeniem ustawodawcy, jednoznacznie ją identyfikować.

Zrobiłam ostatnio małą sondę wśród znajomych, żeby sprawdzić jak różne kancelarie realizują ten wymóg.

Okazało się, że dla części prawników wystarczająca identyfikacja to „Usługa prawna”. I w ten sposób rejestrują wszystko, ewentualnie zmieniając cenę.

Inne kancelarie są odrobinę bardziej szczegółowe i proponują podział na poradę prawną, zastępstwo procesowe, przygotowanie pisma, konsultacje prawne, opinię prawną, zwrot kosztów, itp.

Ja opowiadam się za tym drugim rozwiązaniem. Przynajmniej widać, że ktoś starał się umożliwić tę identyfikację. Czy można dokładniej? Pewnie można, w stronę opisów typu. porada prawna w sprawie spadkowej, albo z prawa pracy. Dla mnie niewiele to daje, jeśli chodzi o identyfikację, a jest pracochłonne.

Wydaje się, że temat nie jest też tak bardzo istotny ze względów podatkowych. Czytając interpretacje w tej sprawie, zwróciłam uwagę, że urzędnicy skarbowi wymagają większej skrupulatności tam, gdzie występują różne stawki VAT. Kancelarii prawnych to nie dotyczy. Cokolwiek byśmy nie sprzedali, będzie opodatkowane podstawową stawką VAT 23%.

I to już jest zagadnienie, na które powinniście zwrócić uwagę. Moim zdaniem, nawet jeśli przenosimy na klienta koszt np. podróży służbowej, jest to element usługi podstawowej i powinien zostać opodatkowany tak samo. Spotkałam się w tej sprawie z różnymi stanowiskami w różnych kancelariach.

Powracając jednak na chwilę do opisu na paragonach. Kiedy powinniśmy rozważyć dokładniejszy opis usługi na paragonie?

Na pewno w sytuacji, kiedy prowadzimy więcej niż jedną sprawę dla tego samego klienta. Warto wtedy dopisać sygnaturę lub krótki opis sprawy, za którą przyjmujemy pieniądze.

Jak to zrobić? Większość modeli kas umożliwia zamieszczenie na paragonie dodatkowego opisu usługi, dodawanego z klawiatury podczas drukowania paragonu. Trochę uciążliwe, ale czasami warto.

Warto też rozważyć sprawę od strony własnej ewidencji wpłat od klientów. Rachunki czy faktury były imienne, zawsze zostawał ślad kto i za co płacił. W przypadku kasy fiskalnej zostaje anonimowy raport dobowy z sumą wpłat. Zastanów się, czy po czasie, będziesz w stanie dojść do tego, kto zapłacił, a kto nie. I ile.

Czy wiesz, że Klientowi „na odległość” też musisz wydać paragon?

Wydawanie paragonów klientom w kancelarii nie nastręcza problemów. Są zdziwieni, ale z biegiem czasu zaczynają się już chyba przyzwyczajać:-).

Problem występuje w momencie świadczenia usług na odległość. W zeszłym roku obowiązywało zwolnienie z rejestracji transakcji opłaconych przelewem. W tym roku zwolnienia już nie ma. To oznacza, że każdą płatność od klienta indywidualnego należy zarejestrować na kasie, a także wydać oryginał paragonu klientowi. Urząd skarbowy w interpretacjach (np. IBPP3/443-417/14/JP) stwierdza, że jeśli nie można wydać, bo klienta na oczy nie widzieliśmy, należy paragon dostarczyć, a więc np. wysłać pocztą. Niestety, nie ma uregulowań, pozwalających na wysłanie skanu paragonu mailem.

Wyjściem w takiej sytuacji jest wystawienie faktury do tego paragonu i wysłanie faktury mailem. Paragon musi zostać dołączony do kopii tej faktury w naszej dokumentacji, więc zostaje u nas. Read More